相手に不快感を与えない!ビジネスメールを送るときのマナー

まだ入社して間もない新入社員の方は、ビジネスメールを送るのも緊張してしまうかもしれませんね。

友達同士のやりとりとは異なり、ビジネスシーンで使われるメールにはいくつかマナーがあります。

メールを送る相手に不快感を与えてしまわないよう、ビジネスメールのマナーを確認しておきましょう。

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ビジネスメールは件名だけで中身がわかるように!

一日に大量に来ることもあるビジネスメールは、埋もれてしまわないように、件名だけで用件をわかるようにしておくのがマナーです。

「お世話になっております」や「先日の件について」など、あいまいな件名ではどのような用件のメールなのかわかりません。

例えば、「○○案件のお見積りについて」「◯月◯日定例会議の開催場所変更のお知らせ」のように、具体的な件名にしましょう。

しかし、具体的にしようと思うあまり、件名が長くなってしまうのはNGです。

長すぎる件名は、メールの一覧画面で件名の後半が省略されてしまい、結局メールを開くまで件名の全容がわからなくなってしまいます。

目安としては、20文字程度にまとめると良いでしょう。

また、急ぎの用件の場合は、【重要】【至急のご連絡】などかっこを使って強調する手段があります。

ただし、多用は避け、本当に大事な用事のときにのみ使うことをおすすめします。

返信に期限を設けたい場合などは、件名に【◯月◯日期限】と具体的な日付を入れておくと良いでしょう。

メールの本文を書くときのマナーは?

ビジネスメールを書くときは、以下の流れを基本として覚えておきましょう。

①宛名

まずは誰宛のメールかわかるように、宛名を書きます。

宛名があることで、もし誤送信してしまったとき、受け取った相手がそれに気づくことができます。

宛名は、会社名→部署名→役職名→名前の順で書きましょう。

例:株式会社△△ 営業部 部長 ○○様

役職がある人の場合は、「○○部長」のように名前+役職で書いてもOKです。

宛先が複数人の場合は、「各位」とまとめてもかまいません。

②あいさつ

時節のあいさつなどは不要ですが、簡潔なあいさつを入れるのがマナーです。

社外の相手であれば「お世話になっております」、社内の場合は「お疲れ様です」を使うことが多いでしょう。

初めてメールを送る相手であれば「初めてご連絡させていただきます」など、相手によって臨機応変なあいさつ文を入れてください。

③本文

本文が長いと読みづらく、何が重要なポイントなのかもわかりにくくなります。

何についての質問なのか、相手に何を確認してほしいかなど、簡潔にまとめましょう。

適度な改行や箇条書きを使用し、読みやすさも心掛けてください。

④結びの言葉

本文の後には、「どうぞよろしくお願いいたします」「以上です」など、メールを締める結びの言葉を入れましょう。

⑤署名

メールの最後に署名を入れます。

会社の住所や電話番号などを記載しておくことで、メール以外の連絡手段も伝えることができます。

ファイルをビジネスメールに添付する際のマナー

ビジネスメールでは、打ち合わせの資料や報告書などのファイルを添付することがあります。

このとき、添付ファイルについて以下のことを確認しておくのがマナーです。

●ファイルの保存形式を確認する

自社で使用しているソフトが相手のパソコンに入っていない場合、相手が添付ファイルを開けない可能性があります。

画像編集ソフトのフォトショップやイラストレーターなどで作成したファイル(拡張子が「.ps」「.ai」)などは特に注意しましょう。

Word文書やExcel文書であれば、多くの会社で導入されているのであまり問題はないでしょう。

「zip」などの圧縮ファイルを送る際は、相手のパソコンに解凍ソフトが入っていることを確認しておくと丁寧です。

●ファイルの大きさを確認する

画像や図を多用しているファイルは、データ容量が重くなりがちです。

最大でも2MB程度を目安としておきましょう。

相手が解凍ソフトを使用できるなら、ファイルを圧縮するのがおすすめです。

あまりにも添付ファイルが重いと、相手が受信できなかったり、こちらも送るのに時間がかかったりしてしまいます。

送り方にもマナーがある!宛先を誤ると大惨事に!?

ビジネスメールを送る際は、宛先を誤ると大ごとに発展してしまうこともあります。

会社の大事な情報を間違って別の相手に送ってしまったら、情報漏洩になってしまう可能性があるからです。

メールを送る際は、宛先確認をしっかり行い、間違わないよう十分注意しましょう。

また、宛先には「To」「Cc」「Bcc」という3つの種類があります。

それぞれ、以下のように使い分けましょう。

To:メールを直接やりとりしたい相手。

担当者など。

Cc:メールの内容を共有しておきたい人。

自分の上司や同僚、相手方の上司など。

Bcc:Ccと同様、メール内容を共有しておきたいが、送ったことを他の人に知られたくない場合。

「Cc」と「Bcc」の違いは、「Cc」に入れた人の名前やメールアドレスはメールの受信者全員が見ることができますが、「Bcc」に入れた人の情報は他の人から見えない点です。

例えば、社外の人にメールを送るとき、相手の上司をCcに、自分の上司をBccに入れるなどのケースがあります。

他にも、複数社にメールを一斉送信したいものの、送り先同士は面識がないため、互いに会社名や担当者名、メールアドレスがわからないようにしたい場合もあるでしょう。

そのようなときは、「To」に自分のメールアドレス、「Bcc」に各社を指定すれば、どの会社にメールを送ったかがわかるのは送信者だけになります。

このような配慮もビジネスメールにおける大事なマナーです。

ビジネスメールに返信するときの注意点

相手からのビジネスメールに返信するときにも、意識しておきたいマナーがあります。

●件名の「Re:」が多くなりすぎないよう注意

何通もメールをやりとりしていると、そのたびに「Re:」が件名の頭に追加されていきます。

あまりにも多くなりすぎると件名がわかりにくくなってしまうので、3~4個を超えた分は削除すると良いでしょう。

●相手の本文を引用する

相手からの複数の質問に答えるときなどは、質問文を引用すると、「どの質問に対する答えだろう?」と相手がスクロールして確認する手間が省けます。

また、質問への回答漏れも防ぎやすくなります。

●「全員に返信」でメールのやりとりをする

相手から来たメールの「Cc」に関係者の名前が入っていたら、それは相手がその人たちにもこのメールの内容を知ってほしいと思っているということです。

この場合、何か事情がない限りは、「全員に返信」をして関係者全員にメールが届くようにするのがマナーです。

ビジネスメールを送る前にここを確認しよう!

ビジネスメールのマナーについてご説明してきましたが、最後に一点、ビジネスメールを送る際の注意があります。

それは、本当にメールで送るべき内容なのかをよく考えてほしいということです。

メールは電話と違って、

・相手が席にいないときでも送ることができる
・やりとりしたメールが残るので「言った・言わない」でもめることが減る

など、便利な点が多々あります。

しかし一方で、

・相手がメールを読んだかどうかわからない
・微妙なニュアンスが伝わりにくい

などのデメリットもあり、急ぎの内容なのに相手の対応が遅れたり、誤った内容に受け取られて不快感を与えてしまったりすることもあります。

本当にその内容はメールで送るべきなのか、電話で伝えるべきではないのか、よく考えて判断しましょう。

もしどうしても、急ぎの内容をメールで伝えなければならない場合は、メールを送ったことを電話で連絡してすぐに確認してもらうと良いでしょう。

ビジネスメールにおけるマナーもしっかり身につけておくことが大事!

この記事では、まだビジネスメールに不慣れな新入社員の方向けに、ビジネスメールを送る際のマナーをご説明しました。

ビジネスメールの本文は、基本的な型を覚えてしまえば、それに倣って書いているうちに自然と身についていきます。

さらに、わかりやすい件名にしたり、改行などで本文を読みやすくしたりして、相手への配慮をもったメールを書くことができれば、きっとビジネスパートナーとの良好な関係を築けるでしょう。