ビジネスメールのマナーを知っておこう!例文をご紹介

メールは社会人の連絡手段のツールとして当たり前になっています。

しかし、きちんとマナーを守って書けているのか、不安になったことはありませんか?

きちんとした書き方がわかれば、相手への印象も良いものになりますし、仕事の自信にも繋がります。

社会人として必要不可欠なビジネスメールの基本的なマナーや書き方の例文を色々なパターンでご紹介します。

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ビジネスメールには必要!挨拶と結びの例文!

ビジネスメールにはマナーがあります。

必ず、「挨拶」、「名乗り」、「結び」の文章を記入しましょう。

一般的に広く使われているのが、以下の例文です。

●挨拶の例文

お世話になっております。

株式会社○○の△△でございます。

基本はこの形で問題ありませんが、お得意様へのメールや久しぶりにメールをする場合には、挨拶文に一言付け加えるのがベターです。

例えば、「平素はお世話になっております」はお得意様に対して、「ご無沙汰しております」は久しぶりにメールを送る相手に対して、取り入れるとよいでしょう。

さらに、時候の挨拶を取り入れることで、相手に丁寧な印象を与えることができます。

●結びの例文

・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

・今後もお付き合いよろしくお願いいたします。

・これまで同様お引立てくださいますようお願い申し上げます。

ここに挙げたのは一例です。

結びの書き方は複数存在します。

メールの要件によっても変わってくるので、要件に沿ったものを選ぶことが第一です。

意外と難しい?!例文から学ぶメールの件名のマナー!

メールの件名は簡潔で伝わりやい内容にまとめることが重要です。

また、受け取った側が件名を見ただけである程度の内容が理解できることが理想です。

ケース別に件名の例文をご紹介しますので、参考にしてください。

●お礼のメール

件名:「本日の訪問のお礼」

●初めての相手へ送るメール

件名:「初めまして、私○○株式会社の○○(フルネーム)と申します」

●相手へお願い事がある場合のメール

件名:「プリンター修理のお願い」

●質問がある場合のメール

件名:「請求書について質問があります」

なお、メールを送るときは基本的に、1つの要件に対して1つのメールを作成します。

このことから、件名についても、1つの要件に対して1つの件名を作成します。

やむを得ず、要件が複数になってしまった場合は、件名にも複数入れます。

●要件が1つ以上の場合のメール

件名:「◯◯打ち合わせ中止のご連絡と日程調整のお願い」

また、やってはいけないメールの件名のマナーもあります。

日常的に使っている挨拶の言葉で、「ありがとうございます」や「お世話になっております」などは、要件に関する件名ではないので使用するのは避けましょう。

それから、件名を何も書かず「無題」のまま送信するのは、相手に対し失礼なことでマナー違反です。

お礼を伝えたい!マナーを意識したメールの例文!

お礼のメールには、何に対してのお礼なのかが一目で伝わるように具体的な言葉を書くようにするのがマナーです。

お礼のメールは時間が経ってしまうと気持ちが伝わりにくいので、即時に送るのが理想です。

午前中の出来事に関するものであれば、その日の夕方を目安にしてください。

午後や夜の出来事であれば、翌日の午前中までに送りましょう。

●お礼のメール例文

株式会社○○ ○○部

○○ △△(氏名)様

いつもお世話になっております。

○○株式会社の○○ △△(氏名)です。

先ほどはお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

また早速弊社の商品をご検討いただけるとのこと、厚くお礼を申し上げます。

次回の打ち合わせは、さらに内容を詰めていきたいと考えております。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

また、お礼のメールの文中に今後の要望等について記入することで、スムーズに次の仕事に向かえます。

依頼の要件は簡潔に!依頼メールの例文とマナー!

依頼メールの要件は、お願いごとや相談、製品やサービスの資料請求、見積依頼など多岐にわたります。

ここでは資料請求を依頼する場合の例文をご紹介します。

●依頼メールの例文

株式会社○○ ○○部

○○ △△(氏名)様

いつもお世話になっております。

○○株式会社の○○ △△(氏名)です。

このたび、貴社のホームページを拝見いたしました。

貴社製品の「○○○○」に興味を持ち、ご連絡させていただきました。

つきましては、「○○○○」に関連する資料がございましたら、お送りいただきたくお願い申し上げます。

お忙しい中、大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

依頼相手に具体的に何をお願いしたいのか、要件を簡潔にまとめて、なおかつ、相手が回答しやすい言い回しや誠実さを文面に書きましょう。

さらにメールだけではなく、メールを送信した後に電話でフォローするなど、相手への気配りやマナーを怠らないことが大事です。

例文を使って謝罪をメールの文面だけでしっかりと伝えよう!

謝罪というと「ごめんなさい」や「すいません」が頭に浮かんでくると思いますが、話し言葉のためビジネスシーンにおいてはあまり使わないほうがいいとされています。

謝罪は迅速に誠心誠意、相手に伝えることが最重要です。

とくに、顔を合わせないメールの文面で伝えるのは容易ではないので、書き方のマナーには特に注意が必要です。

ここでは納品した商品が破損していた場合を想定して、謝罪のメールの文面の書き方の例を挙げます。

●謝罪のメール例文

株式会社○○ ○○部

○○ △△(氏名)様

いつもお世話になっております。

○○株式会社の○○ △△(氏名)です。

この度は、弊社の検品不備により、お届けした商品に破損が御座いましたこと、深くお詫び申し上げます。

お取り替えの品は本日出荷致しましたので◯日(◯)の午前に着荷の予定でございます。

また今後は、同様のミスを繰り返さないよう出荷前の点検方法の見直しの徹底を行い、細心の注意を払う所存でございます。

後日、改めて謝罪に伺いたく存じますが、取り急ぎメールにて、お詫びと発送のご連絡を申し上げます。

謝罪のメールで重要なのは、どのような措置と対応策を取ったのかを簡潔に伝えることです。

また、新たな商品の到着予定日や時間帯についても記入します。

相手に対してこれ以上迷惑をかけないようスピーディーに対応したことを報告しましょう。

マナーとして署名は必ず入れよう!書き方の例文!

ビジネスメールにおいて署名を入れるのが基本のマナーです。

署名に入れる一般的な事項は下記です。

・会社名
・住所
・電話番号
・FAX番号
・所属している部署名
・役職
・氏名(読みにくい場合は振り仮名)
・メールアドレス
・URL

注意したいのは、署名が長くなってしまう事です。

長すぎる署名は、読みにくくなってしまい相手に対し迷惑になりかねません。

したがって、署名のボリュームは4~5行程度が理想的です。

メールのみでのやりとりであれば、電話番号とFAX番号は省いてもよいでしょう。

また、1行目には区切り線を活用し、要件と署名の違いが分かるようにしましょう。

●署名の例文

株式会社○△□ ○○部第1課 ○○ △△

TEL: 000-1111-2222  FAX: 000-1111-3333

E-Mail: yamada@xxx.jp

URL: http://xyz.co.jp/

メールアドレスやURLを署名に記載するときに注意しておくポイントがあります。

「E-Mail:」や「URL:」の後ろに半角または全角の空白を1文字以上入力してください。

空白を入力することにより、ワンクリックでメールソフトが起動したり、ホームページが開いたりするので相手に対して親切です。

ビジネスメールの書き方は例文を上手に活用しよう!

社会人にとってビジネスメールは誰もが一度は作成するものだと思います。

ビジネスメールを作成するとき、どんな内容においても重要なことは、要件は簡潔にわかりやすく伝えること、お詫びのメールは誠心誠意対応することです。

また、要件の最後には署名を必ず記入しましょう。

今回ご紹介した例文を参考に、ビジネスメールの書き方とマナーを身につけていきましょう。