社会人のマナーは大丈夫？基本のマナーを押さえよう！

電話のコールは3回以内に出るのがマナー

最初にご紹介するのは、電話対応のマナーです。

これから新社会人になるという方はデジタルネイティブ世代ですから、固定電話をあまり取ったことがないという方も多いのではないでしょうか。

しかし会社では、電話を取らなければならない場面も多々あります。

マナーを知っておき、いざというときにスムーズに電話対応できるようにしましょう。

まず、電話の基本的なマナーとしては「3コール以内に電話に出る」ということが挙げられます。

この3コール以内という基準は、11秒以上相手を待たせないようにするためです。

人は電話をかけたときに11秒以上待たされると苛立ちを感じると言われています。

11秒は一般的な電話の3コールに相当するため、電話を3コール以内に出れば相手に不快感を与えないというわけです。

3コール以内に出られなかった場合には、「大変お待たせいたしました」と最初に述べると丁寧ですね。

電話に出たら、最初に「社名」「部署名」を言います。

「もしもし」とは言わないようにします。

大切なことは声の質です。

電話は相手の顔が見えませんので、声のトーンのみで第一印象が決まります。

声は少し高めのトーンにし、明るい声で話すのがよいでしょう。

必ずメモを取りながら電話し、先方の社名と氏名を必ず確認しましょう。

正しい言葉遣いは社会人のマナーの基本

続いては正しい言葉遣いについてです。

先ほどご紹介した電話対応にも繋がりますが、正しい言葉遣いは社会人のマナーの基本です。

尊敬語・謙譲語・丁寧語が正しく使われていないと、相手に失礼な物言いになってしまったり、常識がないような印象を与えかねません。

「誰の動作」を「誰に」伝えているのか立場をよく考えて、正しい敬語を使えるようにしましょう。

◯尊敬語：相手を高める

◯謙譲語：自分を下げる

◯丁寧語：表現を丁寧にする

では、特に間違いやすいフレーズを挙げますので、正しく使えているかどうかご自身でもチェックしてみてください。

・誤：担当の者に伺ってください→正：担当の者にお尋ねください
・誤：どういたしましょうか→正：いかがいたしますか
・誤：担当の方がお越しになられました→正：担当の方がいらっしゃいました
・誤：おっしゃられる通りです→正：おっしゃる通りです
・誤：休みをいただいております→正：休みを取っております
・誤：お名前を頂戴できますか→正：お名前を伺ってもよろしいでしょうか

以上のようなフレーズが、間違いやすい言葉遣いの一例です。

今まで間違って使っていたという方も、今から直していきましょう。

ビジネスメールのマナーは大丈夫？基本を押さえよう

続いては、社会人では使うことの多いビジネスメールのマナーについてです。

メールは会話と違い、記録として残ってしまうものです。

基本となるマナーを守ったメールを送れるよう注意を払っていきましょう。

◯分かりやすい件名

メールの件名は、本文の要約となるような件名を付けるとよいでしょう。

「スケジュール送付」や「○○日の打ち合わせの時間変更について」など、短く分かりやすい件名にします。

また、メール送信者の名前も書いておきましょう。

加えて、かっこを上手く使うことで、たくさんのメールを受信していても、目に留めやすいメールにすることができます。

◯宛名は省略しない

ビジネスメールでは、相手の名前を省略しないことも大切です。

宛名は、【会社名・部署名・相手のフルネーム＋様】が基本です。

（株）は株式会社と表記し、相手の名前は名字のみではなくフルネームで書きましょう。

相手との距離が縮まってきた場合には、「名字＋様」や「名字＋さん」でもよいこともあります。

宛名を間違えることは大変な失礼に当たりますので、ミスのないよう気を付けましょう。

ビジネスメールのマナーは他にも

ビジネスメールのマナーの基本はまだ他にもあります。

◯TO・CC・BCCの違い

メールを送る相手によって、TO・CC・BCCは使い分けます。

・TO：事案について直接やり取りをする相手で、返信を求める相手

・CC：情報を共有しておきたい相手（メールアドレスが全員に見える状態）

・BCC：情報を共有しておきたい相手（名前、メールアドレスが見えない状態）

このような違いがありますので、送る相手をどの宛先にするのか区別しましょう。

◯挨拶文

本題に入る前には、挨拶の一文を入れます。

社外の方にメールを送る場合には、

「お世話になっております。

○○株式会社の○○です。」

となります。

社内のメールの場合には、

「お疲れ様です。

○○部の○○です。」

が一例です。

結びの挨拶は、社内・社外問わず、

「よろしくお願いいたします。」

が一般的ですね。

以上が、社会人がよく使うビジネスメールの基本的なマナーです。

ここまで、メールのマナーをご紹介しましたが、必ずしもこの限りではありません。

それぞれの会社のやり方に合わせた書式のメールにしていきましょう。

名刺交換は社会人では必要になる場面も多い

続いてご紹介する社会人の基本的なマナーは名刺交換についてです。

名刺交換の機会は、急にやってくることもあります。

マナーを知っておいて慌てずに名刺が交換できるように準備しておきましょう。

まず、名刺交換の前には、

・名刺入れを買う
・名刺入れの中に名刺を入れる

という準備が必要です。

お財布などに名刺を入れておくことはよいことではありません。

名刺入れを準備し、交換するときに名刺を切らしてしまったということがないように十分な枚数を用意しておきましょう。

では、交換の場面となったときのポイントを見ていきましょう。

・自分が先方に訪問している場合には自分から渡す

・目上の人が先に交換する

・相手よりも低い位置で名刺を差し出す

・名刺は両手で差し出し、社名、部署名、名前を名乗る

・相手からもらうときは「頂戴いたします。」と言う

・同時に交換する場合には、右手で自分の名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取る

以上が名刺を実際に交換する場面でのマナーです。

また、名刺の交換が終わった後にもマナーがあります。

・相手から受け取った名刺は、名刺入れの上に乗せて自分の左側に置いておく

・打ち合わせの最中には名刺をしまわない

・名刺の上に指などを置かしない

以上が、名刺交換の基本的なマナーです。

また、よくある名刺交換の失敗としては、

・裏返しで渡してしまった

・もらった他の人の名刺を渡してしまったなどということが挙げられます。

野外の場合には、名刺が風で飛ばされてしまったということもあるようです。

十分に注意しましょう。

きちんとした身だしなみは社会人の基本

最後にご紹介する社会人のマナーは身だしなみです。

どんなに仕事のできる人でも、会社で働く場合には身だしなみが整っていなければ評価してもらえないということも考えられます。

基本中の基本である身だしなみをきちんと整えておきましょう。

男性と女性それぞれの身だしなみのポイントをご紹介します。

【男性】

・しわのないスーツ、シャツ、ネクタイを身に付けている

・暗い色でくるぶしが隠れる長さの靴下を履いている

・シャツの袖ぐりや襟ぐりが黄ばんでいない

・髭は剃られていて、爪は短くなっている

・顔のテカリや体臭がない

・寝癖がついていない

【女性】

・程よい濃さのメイクをしている

・ヘアカラーは明るすぎない

・シャツの胸元は開きすぎていない

・スカートは短すぎない

・サンダルではない

社会人としての身だしなみは以上のようなことに気を付けましょう。

ただし、職種や社風によってはこの限りではないので、それぞれの会社の規定に合う身だしなみにしてくださいね。

マナーを身に付けて一人前に社会人に！

基本的な社会人のマナーをご紹介しました。

会社によっては、ここでご紹介したマナーとは違う規則こともあるでしょうから、それぞれの会社に合わせて柔軟な対応をしていくことも大切ですね。

また、ここでご紹介したようなマナーは働く場面のみならず、大人としてどんなときでも使えるはずです。

ぜひ実践してみてくださいね。