あなたは大丈夫?他社を訪問する際に注意するべきマナーとは

会社は、さまざまな取引先との関係によって利益を生み出しています。

他社との関係をよくしていくことで、利益が拡大したり、ビジネスチャンスが創出されたりするはずです。

例え新人であっても、他社に訪問する際は会社の顔となります。

ここでは、他社に訪問する際のマナーについて見ていきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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他社を訪問する前にはアポイントメントを取る

さまざまな場面で、他社を訪問する機会があることでしょう。

どのような場合であっても、他社を訪問する際には、事前にアポイントメントを取り付けておくことが基本的なマナーとなります。

アポイントメントの取り方は、主に「電話」と「メール」の二つが考えられるでしょう。

◯電話でアポイントメントを取る場合

電話でアポイントメントを取る場合には、以下のようなことに気を付けましょう。

・丁寧な挨拶をする
・会社名と名前を名乗る
・電話した理由とアポイントメントを取りたい旨を伝える
・所要時間を示す
・相手の都合を考慮して、具体的な日時と場所を決める
・復唱する

以上が基本的な流れです。

しかし、電話の場合には相手との会話の流れによって、上記の流れが適切でない場合も多いですから、臨機応変に対応していきましょう。

◯メールでアポイントメントを取る場合

アポイントメントをメールで取り付ける場合には、以下のような文面を送ることが多いでしょう。

・アポイントメントのメールだと分かる件名にする
・メールした理由とアポイントメントを取りたい旨を書く
・幅広く候補日と時間を提示する
・間違いがないよう、曜日を書いたり午後の時間の書き方に注意したりする

以上のような内容を記載したメールを送りましょう。

時間厳守は基本的な他社訪問のマナー

アポイントメントを取り付けることができたら、いよいよ実際に他社を訪問します。

まず大切なことは、「約束の時間に遅れない」ということです。

他社を訪問する場合に限らず、時間を厳守するということは、基本的なビジネスマナーと言えます。

遅刻をしないよう、余裕を持って訪問先に到着できるようにしましょう。

かなり余裕を持って訪問先の最寄駅に着いておき、約束まで時間を潰すくらいがよいかもしれません。

電車の遅延はいつ起きるか予測できませんし、突然の腹痛なども考えられますよね。

また、高層ビルにオフィスがある企業の場合には、受付やエレベーターが混み合っていることも多くあります。

エレベーターを待つ時間も考慮して受付をしましょう。

加えて注意が必要なのが、近年増えてきている受付ロボットなどを使った無人の受付です。

訪問先の会社名や担当者名の入力に手間取ってしまうことで、約束の時間に間に合わなくなってしまう可能性もありますので注意しましょう。

訪問先に着くのは、約5~10分前くらいがよいとされています。

しかし、10分前では早すぎるという場合もありますので、柔軟な対応が必要です。

あまりにも早く訪問してしまうと、先方の予定を変更させてしまうこともありますので、マナー違反となります。

ベストなタイミングで訪問できるよう、時間の調整が大切です。

他社を訪問するときは服装のマナーも大切

他社を訪問する際には、服装のマナーにも気を付けなければなりません。

自社の服装規定が厳しくなく、スーツ以外の服装で出勤している場合もあるでしょう。

しかし、他社に訪問する場合には、スーツなどのフォーマルな服装のほうが無難なことも多いです。

訪問先の雰囲気に合わせて、スーツやオフィスカジュアルを使い分けるとよいかもしれません。

どのような服装の場合であっても、最低限守らなければならない服装のマナーはあります。

・派手すぎる服装は避ける
・パンツやスカートの丈は、自分の体に合ったちょうどよいもの
・清潔感のある髪型
・破れていないストッキング
・磨いてある靴
・爪や髭が整えられている

以上のような点に気を付けて、服装を整えていきましょう。

ビジネスにおける身だしなみのマナーは、自分のおしゃれのためではなく、相手に不快感を与えないことに重きを置きます。

機能性と清潔感のある服装を心掛けましょう。

他社を訪問している最中のマナー

いよいよ、訪問先の方と面会するという場面において、気を付けるべきマナーはどんなところにあるのでしょうか。

◯待ち時間も気を抜かない

他社を訪問している最中は、例え待ち時間であっても気を抜かないほうがよいでしょう。

・通路を歩くときはよい姿勢でいる
・「どうぞ」と促されてから、入室や着席をする
・荷物をテーブルに置かない
・席を指定されなければ、下座に座る
・椅子に浅く腰掛け、すぐに立ち上がれる準備をしておく

◯挨拶と名刺交換

先方が入室したら、すぐに立ち上がり挨拶をします。

・時間を取ってもらったことに対する感謝
・自己紹介

以上のようなことを伝えましょう。

挨拶のあとは、名刺交換の流れになることが多いでしょう。

初対面のアポイントメントでは、ほとんどの場合で名刺交換をします。

名刺交換はビジネスマナーの基本ですので、スムーズに行えるように準備しておきましょう。

◯用件と所要時間を述べる

挨拶や名刺交換のあとは、簡潔に用件を述べましょう。

これはマナーではありませんが、最初に所要時間を伝えておくとスマートですよ。

訪問先を出るまで気を抜かない

会議や商談が終わったからと、気を抜いてしまうことはよくありません。

他社を訪問している間は、ずっと先方から見られています。

さらに言えば、訪問先の会社を出たあとの態度を見られている場合もあります。

用件が終わったあとの態度にも気を付けていきましょう。

押さえておくとよいポイントをご紹介します。

◯退出の流れ

訪問した側から、会議や商談の終わりを切り出すのがよいと言われています。

時間内に用件が終わるよう、時間配分を意識しましょう。

用件が終わり退出する際は、以下の流れを参考にしてみてください。

・次につながるような挨拶をする
・忘れ物やごみがないか確認する
・上司や先輩から退出する
・ドアの前で退出のお辞儀をし、ドアを閉める前に「お邪魔いたしました」などと言い会釈をする

◯コートの着用

コートを着る場合には、建物に入る前に脱ぐことと同様に、建物を出てから着用するのがマナーです。

◯挨拶

アポイントメントを取った相手以外にも、訪問先ですれ違った方や受付の方にも挨拶をしてから帰りましょう。

挨拶は、社会人としての基本的なマナーです。

他社を訪問する前の事前準備が明暗を分ける

他社を訪問する場合、他社に行っている間だけが大切なのではありません。

訪問に際して、「事前準備」をしっかりと行うことも大切です。

自社を出る前に、もう一度確認しておきましょう。

・訪問先の情報を頭に入れておく

訪問先のことを調べておくのは、最低限のマナーです。

先方について何も知らないまま訪問しても、話はスムーズに進みませんよね。

・名刺を多めに用意する

予定される人数よりも多くの方と、名刺交換をする可能性があります。

名刺は多めに持っていると安心です。

・書類などを忘れない

当日は忘れ物がないよう注意しましょう。

重要な資料などは、事前にメールで送っておくと丁寧ですし、当日の進行がスムーズになりますね。

・前日にアポイントのリマインドをする

マナーではありませんが、約束を取り付けてから期間が空く場合には、リマインドのメールなどを入れておくとより丁寧ですね。

・靴の汚れを拭いておく

服装を整えておくことも、事前準備の一つです。

他社を訪問する際は特にマナーに注意!

他社を訪問する際に気を付けるべきマナーについてご紹介しました。

どのような立場や役職であっても、他社を訪問するときは、誰でも自社の代表ということになります。

素晴らしい商品やサービスが提供できても、社員の印象がよくなければ、商談などが進まない可能性も考えられます。

ビジネスマナーを守り、先方によい印象を残せるようにしていきましょう。