ビジネスメールは送る時間に配慮を!マナーに合った送り方!

仕事でメールを送らなければならない場合、送る時間に注意していますか?

メールは、操作としてはいつでも送ることが可能です。

しかし、相手の立場を考えた使い方をしないと常識がない人だと思われてしまうかもしれません。

これは、あなた個人だけでなく会社の問題として捉えられてしまうこともあるでしょう。

こちらでは、マナーに合ったビジネスメールの送り方などを解説します。

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便利なツールのメールが迷惑に!?マナーに合った時間で送ろう

メールは相手に会ったり話したりすることなく、こちらの要件を伝えることができる便利なツールですよね。

しかし、メールはマナーに合った使い方をすることが大切です。

メールはご存知の通り、いつでも送ることが可能です。

しかも、訪問したり電話をしたりすれば必ず相手との対応が必要になりますが、メールならこちら側からの一方的な作業だけで済みます。

そのため、自分の都合に合わせて送っても良いのでは、と思っている方がいるかもしれません。

しかし、それでは相手への配慮が足りないと言えるでしょう。

メールは個人的なメールと違い、会社の代表として相手先に送るものです。

相手が迷惑に思うような送り方をしては、会社としての常識を疑われることにもなるでしょう。

メールを送る際に特に注意すべき点は、送信時間です。

次項からは、マナーに合ったメールの送信時間などをお伝えします。

マナーに合ったメール送信!相手の就業時間に合わせて

メールはこちら側からいつでも送れるものですが、メール確認は相手側にとってもちろん仕事のうちです。

そのため、メールの送信は基本的に「相手の就業時間に合わせる」ことがマナーとして適しています。

就業時間内であれば、相手は無理のない時間に受け取ったメールを確認することができます。

仕事をしている人の中には、会社のパソコンだけでなく、会社の携帯型パソコンや携帯電話でメールを確認するような人もいます。

そのような方は、いつでもメールが確認できるよう設定していることが多く、就業時間内でのメールが求められるでしょう。

それでは、終業時間内にメールを送るとして、相手に確認してもらいやすい時間帯はあるでしょうか?

それは、就業時間の少し前か、お昼休み終了より少し前の時間です。

就業時間の少し前では、朝一のメール確認の際、最初のほうに見てもらえる可能性があります。

また、お昼休み終了より少し前なら、お昼休み後のメール確認で見てもらえることでしょう。

なお、落ち着いた時間に見てもらいたいのであれば、午前10~午後1時くらいまでがおすすめです。

この時間は、朝一の急ぎの業務がひと段落している可能性が高く、メールの内容をしっかり確認してもらえることが多いでしょう。

夜遅い時間のメールはNG!マナーとして適さない理由は?

ビジネスメールを相手に送る場合、就業時間内がマナーとして適しているとお伝えしました。

そのことから、夜遅いの時間のメールは当然NGだと考えられます。

理由として、メールを携帯電話などに転送して通知するような設定している人がいることが挙げられます。

夜遅い時間に送ったメールは通知機能によって直ちに相手に知られてしまいます。

通知が行くということは、相手にそのメールへの対応を強要してしまうこともあるでしょう。

本来なら見たくなかったメールも、通知があることによってつい確認してしまうこともあるのです。

また、夜遅い時間のメールは相手の迷惑になるだけでなく、その行為が自分に返ってきてしまう可能性もあります。

というのも、夜遅い時間にこちらからメールするということは、その時間帯でも仕事のやり取りが可能な人と思われてしまう可能性があるからです。

そのため、今度は自分が相手側から夜遅い時間にメールを受け取ることにもなります。

そして、対応を求められるようなことになれば終業時間外での仕事となり、仕事とプライベートの線引きは難しくなってしまうでしょう。

夜遅い時間にメールを送らなければならない場合!その対処法は?

前項では、夜遅い時間帯でのメールの送信は、マナーとして避けたほうが良いとお伝えしました。

しかし、メールを相手が待っているなど夜遅い時間にメールしなければならないこともあるでしょう。

そのような場合、遅い時間のメールになってしまったことに対して一言述べる必要が出てきます。

「夜遅くのメールとなり、申し訳ありません。」と最初に遅れてしまったことを詫びることが大切です。

そして、「ご依頼いただいていました資料が先ほど揃いました。」「取り急ぎご報告させていただきたく添付にてお送りいたします。」などといった文書をつけ加えましょう。

そうすれば、深夜の時間帯のメールであってもこちら側の誠意が伝わります。

相手が待っていたのであれば、納得もしてもらいやすいはずです。

なお、海外からメールを送ったり海外へメールを送る際は、時差が関係して相手がメールを受け取る時間帯が遅くなってしまう場合があります。

そのような場合は、その旨を伝える内容の文面をつけ加えてください。

深夜以外にもメールの送信を避けたい時間帯はある?

メールを深夜など遅い時間に送ることはマナーとしてはばかれますが、気をつけたいのは深夜の時間帯だけではありません。

終業間際の時間帯にも注意が必要です。

仕事をしている人は、なるべく当日の業務を早く終わらせたいと思っていることが多いでしょう。

そのような場合、終業間際の時間帯でのメールは新たな業務が発生してしまうことになり、迷惑に思われてしまうことがあります。

また、終業時間に合わせて仕事を終わらせるような相手の場合、確認が翌日になってしまうこともあるでしょう。

もし確認が翌日でも構わないのであれば、メールに「後日こちらから確認のお電話をさせていただきます」としておけば、相手に返事を強要している訳ではないことが伝わります。

特に、金曜日の終業間際のメールには注意が必要かもしれません。

土・日が休みのような会社の場合、金曜日の終業間際のメールではお互いが具体的に動き出すのが週明けの月曜日になる可能性があります。

月曜日では他のメールに埋もれて忘れられてしまうこともあるでしょう。

急ぎではないメールなら、翌日の朝一に送ることをおすすめします。

相手のプライベートな時間は削らない!休日のメールは避けて

平日の深夜など夜遅い時間にメールが迷惑になることはお伝えしてきましたが、休日のメールは終日避けることがマナーとして適当でしょう。

平日の業務時間外なら翌日に仕事があることが多く、仕事の緊張感を継続している方が多いかもしれません。

しかし、休日にはしっかり休むことが大切で、それがメールであっても仕事とプライベートはしっかりと分けられる必要があるでしょう。

メールの手軽さが相手のストレスとなり、相手に求めてしまった分が自分に返ってきてしまうことも考えられます。

休日は自分も含めてしっかりと休み、普段の仕事に精一杯取り組めるようにすることが大切です。

プライベートの充実によって、日々の仕事が頑張れるというものではないでしょうか。

ビジネスメールは就業時間内に送ろう

ビジネスメールは、基本的に就業時間内に送ることが求められます。

そのため、夜遅い時間帯のメールはマナーとしては適しません。

ただ、どうしても夜遅く送らなければならない場合は、お詫びの文と理由を書いた文をつけ加えて対応しましょう。

また、終業間際の時間のメールは、急ぎでなければ翌日の朝一にしたほうが良いかもしれません。

なお、休日のメールは終日避けるようにしましょう。