社会人なら知ってて当たり前!?客先へ訪問する際のマナー!

仕事をしていれば、客先を訪問するような場面がありますよね。

訪問する際には、社会人として適したマナーで臨むことが求められます。

このマナーが身についていないと、自分や会社に対しての客先からの評価が下がってしまう可能性があるかもしれません。

客先での打ち合わせを成功させるためにも、訪問時のマナーを身につけましょう。

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客先を訪問するには!まずアポ取りをしよう

客先を訪問するには、まずアポを取る必要があります。

たとえ近くを通りかかったとしても、アポなしで訪問することはNGです。

中には、親しい関係だからといきなり訪問してしまうような方もいるようですが、その行為は訪問マナーとして良くありません。

必ずアポを取ってから訪問するようにしてください。

アポを取る時間帯ですが、客先を優先することが大切です。

また、こちらが指定しても良い場合、相手の就業時間外は避けるのがマナーでしょう。

アポを取るときは、訪問時の打ち合わせ内容や、かかる時間を客先に伝え、都合が良い日時を確認してください。

どれくらいの時間かかるのか分かれば、客先も自分のスケジュールが立てやすくなるでしょう。

客先とのアポが確定したら、次は訪問するまでの間に資料などの準備を進めてください。

なお、アポが取れたら、前日か当日には確認の電話を入れましょう。

客先がアポを忘れてしまっていたり急ぎの予定を入れてしまったりするなど、予定通りの打ち合わせができないことも考えられます。

そのため、確認の電話は必ず入れましょう。

訪問時間に遅れない!何時に到着すれば良い?

客先とのアポが取れたら、客先までのルートや所要時間を確認し、資料の準備をします。

洩れのないよう、当日までには確実に用意しておきましょう。

上司の確認が必要な場合、その分の時間も考えてアポを取る必要があります。

さて、資料が揃っていよいよ客先への訪問となった場合、何時に到着すれば良いのかという疑問が出てきます。

客先への到着は、マナーとして遅くとも5分前には受付に到着しておく必要があるでしょう。

車で出かける場合は、駐車場から受付までの歩く時間も考慮しなければなりません。

また、身だしなみの確認がしたいのであれば、10~15分前に客先の会社へ到着するほうが安心かもしれません。

エレベーターを利用する場合は、その所要時間も見ておく必要があるでしょう。

余裕を持っての行動が、いざお客様と対面したときに慌てずに済みます。

もし時間に遅れそうな場合は、15分前には客先に連絡するようにしてください。

分かる場合は、どれくらい遅れそうかの連絡もしておくと良いでしょう。

なお、早すぎる到着は客先がまだ準備ができていない可能性がありますので、避けましょう。

客先で失礼を起こさない!受付でのマナーとは?

客先を訪問するのに失礼を起こさないよう、受付でのマナーを確認していきましょう。

受付には遅くとも5分前には到着しておく必要がありますが、もしコートや手袋をしている場合は、建物に入る前に脱いでおくのがマナーです。

コートは三つ折り程度にして左腕にかけ、手袋などの小物はカバンに入れておきましょう。

濡れた傘を持参した場合は、水滴が垂れないように払い、留め具で留めてください。

傘立てがあれば、それをお借りしても良いです。

携帯電話は打ち合わせの邪魔にならないよう、マナーモードなどにしておきましましょう。

受付に着いたら、受付の方に自分の会社名・名前・客先の名前・約束の時間を伝えます。

客先では、来訪者向けの札があったり、来訪者名簿に記入したりすることがあります。

受付の指示に従って、滞りなく行ってください。

受付の方がおらず内線を使う場合は、客先の担当者が出ないこともありますので、対応した相手に分かりやすく伝えましょう。

応接室での対応!求められるマナーとは?

応接室に通された後に座る席ですが、マナーを考えた場合、上座下座を考える必要があるでしょう。

上座とは、お客様や上司などが座る席で、下座とは入り口から一番近い席になります。

こちら側の立場としては、下座に座る心構えで良いでしょう。

しかし、客先からすればこちらは訪問したお客様なため、基本的に上座に座るようすすめられるはずです。

その場合、すすめられたままの席に座るのがマナーとして適しています。

カバンは、自分が座る席の近くの床に置いてください。

持参したコートなどは背もたれにかけるようにしましょう。

手土産がある場合は、手提げ袋から出して机の上か隣の席に置いて待ちます。

相手に手渡すものですので、手提げ袋に入っていたとしても、床の上には置かないように注意しましょう。

待っている間に、名刺がすぐ出せる状態にしておくことも大切です。

また、客先が入出したらすぐに立ち上がれるよう、席には浅めに座っておくことをおすすめします。

マナーに合った客先訪問での名刺交換の仕方

名刺交換は、1人の相手と交わす場合と、複数の人と交わす場合があります。

客先への訪問で、それぞれマナーに合った名刺交換の仕方を確認していきましょう。

◯1対1の場合

立ち上がって名刺を出しながら、会社名と自分の名前を伝えます。

名刺は相手に向け、名刺の両端を持って差し出しましょう。

このとき、名刺を相手よりも低く差し出すと、敬意や謙虚さを表すことができます。

名刺を受け取るときは左手を自分の名刺から離し、相手の名刺を受け取ります。

◯1対複数の場合

客先で名刺交換するとき、相手が複数の場合、相手の役職が高い方から渡していきます。

自分が移動して名刺を渡していくようにしましょう。

名刺交換の仕方は1対1の場合と同じです。

◯複数対複数の場合

それぞれの役職の高い方から名刺交換をしていきます。

客先ではこちらが移動して名刺を渡していきましょう。

なお、名刺交換はこちらから最初に名刺を差し出すのがマナーですので、名刺がすぐに出せるよう準備しておきましょう。

もし、相手のほうが先に名刺を差し出してしまったら、まずは両手で受け取り、「失礼いたしました」「申し遅れました」と告げてから自分の名刺を渡すようにしてください。

いただいた名刺は、机の上に置くようにしましょう。

客先での入退室や手土産を渡すタイミング

客先を訪問する際、マナーとして気をつけたいその他のポイントをご紹介します。

◯上司や先輩と同行した場合の入退室

客先への訪問は1人の場合もありますが、上司や先輩に同行してもらうこともあります。

この場合、応接室などに入退室するのは、上司や先輩が先です。

自分が後から入退出することで、上司や先輩への敬意を表しましょう。

◯手土産を渡すタイミング

客先で手土産を渡すタイミングは、相手が椅子に座る前か、座った直後がマナーとして適しているでしょう。

「よろしければ、皆さまでお召し上がりください」などの言葉を添え、相手に手土産の正面が見えるように渡してください。

◯相手に感謝の気持ちを伝える

客先を訪問することは、自分のために相手に時間を取らせることです。

そのため、相手に会ったらまずは感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。

「本日は、貴重なお時間を頂戴し、ありがとうございます」と伝えると、相手も良い気分で打ち合わせに臨むことができるはずです。

客先を訪問するマナーは相手への思いやり次第

客先を訪問するマナーについてお伝えしてきましたが、基本的には相手への思いやりさえあれば、自然と行えるはずです。

アポを取る場合は相手の都合に合わせる、客先へは5分前には到着する、受付では身だしなみを整えるなど基本的なことから、応接室での対応についても詳しくご紹介しました。

名刺交換の仕方についても、スムーズに行えるよう確認してみてください。