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携帯電話のマナーは守れている?ビジネスで注意すべき点とは

2020.1.28

ひと昔ならビジネスの相手に電話するのは、相手の事務所の電話番号でした。

しかし、最近では会社用の携帯電話が支給されることも当たり前になっているため、必ずしも会社にかけるばかりではなくなっているのが現実です。

直接ビジネスの相手につながる携帯電話ですが、その便利さゆえ、いつ電話したら良いのか迷う方もいるでしょう。

ビジネスで使われる携帯電話のマナーを考えていきます。

ビジネスの相手に電話!マナーとして固定電話か携帯電話のどちらが先?

会社の携帯電話を持って働いているビジネスマンが当たり前の世の中ですが、相手の会社に電話したい場合、固定電話にかけるのか携帯電話にかけるのかマナーとして迷ってしまうことがあるでしょう。

このような場合、「先に固定電話にかけ、次は携帯電話にかける」ようにします。

携帯電話はビジネスの相手に直接つながることから、つい携帯電話を先にかけてしまいそうになりますが、固定電話を使うことが基本的なマナーとして適していますので、まずは固定電話にかけるようにしましょう。

なお、ビジネスの相手が基本的に会社におらず外回りの仕事が多い営業職の場合、携帯電話での対応が多くなることがあります。

しかし、どこに出かけているのか、何時に戻るのかなど固定電話でも確認できることはあります。

そのため、ビジネスの相手がたとえ営業職の場合でも、まずは会社に電話して所在を確認し、電話をしても大丈夫な状況かを確認してもらいましょう。

場合によっては、固定電話に出た人がビジネスの相手に連絡し、折り返しの電話をくれることもあります。

携帯電話での直接のやり取りよりも、まずは会社の固定電話に連絡して対応することが大切なのです。

携帯電話にかけたら!ビジネスの相手の状況確認をするのがマナー

ビジネスの相手に携帯電話をかけた場合、まず自分の会社名と名前を名乗ります。

次に、ビジネス相手の携帯電話なのかを確認しましょう。

それが済んだら、相手がどういう状況にいるのかを確認します。

電話に出たからといって、相手がすぐに話せる状況とは限らないからです。

車の運転中だったら道路脇によせての会話になりますし、電車で移動中かもしれません。

相手が安全に話ができる状況かを尋ねてください。

その際「○○の件で、今お話ししても大丈夫でしょうか?」と一言添えましょう。

相手に余裕がない場合は、こちらからかけ直す旨を伝えてください。

基本的に、電話はかけたほうからかけ直すのがビジネスのマナーとして適していますので、その点は注意する必要があるでしょう。

なお、電波の状況が悪い場合も、こちらからかけ直したほうが良いですね。

この際、相手に電話がつながっていることも想定して、「電話が繋がりにくいので、改めてお電話いたします。」と伝えてから切るようにしましょう。

また、電話は一呼吸おいてから切るのがマナーとして適切です。

携帯電話での会話!ビジネスマナーに沿ったポイント

携帯電話は受信状況が悪かったり、ビジネスの相手がいる場所によっては会話がしづらかったりする場合があります。

特に、相手側にはこちらの声が聞こえづらいことがあるでしょう。

聞き間違えによる仕事のトラブルは避けたいものですよね。

そのため、携帯電話で会話する場合、マナーとして分かりやすい声で伝えてあげることが大切です。

また、出先での電話は相手に時間の余裕がないことも予想されます。

要件はできるだけ簡潔に済ませることも大切でしょう。

運転中の場合は、特に配慮が必要かもしれません。

運転中の携帯電話は禁止されていますし、マナーモードなどで電話に出られないことがあるからです。

固定電話と違い、ビジネスで持っている携帯電話は電話に出る状況が常に変化しています。

携帯電話は便利に思いますが、ビジネスシーンにおいての使用の場合、相手への配慮が大切です。

ビジネスでの携帯電話が留守電になってしまった!マナーに合った対応

ビジネスの相手の携帯電話に電話した場合、すぐつながることもあれば、留守電につながってしまうこともありますよね。

留守電につながった場合、相手は電話に出られない状況ですので、マナーとして要件をすぐに吹き込めるようにしておく必要があります。

何も言わずに切ってしまうと、何の要件かは相手に伝わりません。

そのため、携帯電話をかける際は、留守電に吹き込む場合があることも想定しておくと良いでしょう。

その際に残すメッセージは、忙しい相手への電話だということを考慮し、短く済ませてください。

自分の会社名・名前を述べ、相手の携帯電話で間違いないか伝えたら、要件を吹き込みます。

この時も通常の電話と同様に、相手にわかりやすい声で話すことが大切です。

せっかく留守電に吹き込んでも、相手に伝わらなければ意味がないですよね。

電話では伝わりにくかったり、間違えやすかったりする内容の場合は、ショートメールを併用しても良いです。

そして、要件が済んだら、こちらからかけ直す旨を伝えて電話を切りましょう。

相手に折り返してもらう場合!どういうマナーに?

ビジネスの相手がしばらく電話をできない状況の場合、相手に折り返しの電話をお願いすることもあるでしょう。

もし、携帯電話の留守電に吹き込んだ場合は、「このメッセージを確認されましたら、折り返しお電話いただけると幸いです。」などと伝えてください。

なお、電話をビジネスの相手に折り返してもらう場合、大切なのはこちらが電話に出られる状態にしておくことです。

時間に制限がある場合は、「本日の◯時以降にお電話いただけますよう、お願い申し上げます。」などと伝えてください。

また、折り返してもらうにも、ただ電話を待っているだけではいけません。

相手が忘れてしまっていることも考えられますので、折り返してもらう時間はしっかり指定するほうが良いでしょう。

そうすることによって、お互いの電話のすれ違いを減らすことができます。

便利な携帯電話は留守電やショートメールも上手に使い、相手の負担にならないよう配慮してあげることがビジネスのマナーとして大切でしょう。

勤務時間外の電話はビジネスマナーとしてOK?

ビジネスの相手が携帯電話を持っている場合、まずはそれが会社の携帯電話であるかの確認が必要でしょう。

会社の携帯電話である場合、自宅には持っていかず会社に置いてきてしまう方もいます。

携帯電話にかけたとしてもつながらない可能性があることを覚えておきましょう。

それでは、携帯電話が会社のものとして家に持ち帰っている場合や、個人の携帯番号を聞いている場合、勤務時間外に電話をかけても良いのでしょうか?

携帯電話は、基本的には勤務時間内にかけることがマナーとして適切です。

それは、会社の携帯電話であっても個人の携帯電話であっても同じことです。

個人の携帯電話の場合は、プライベートの時間を侵害してしまうことにもなります。

そのため、特に個人の携帯電話に勤務時間外に電話することは避ける必要があるでしょう。

それは、メールの場合でも基本的な考え方は一緒です。

深夜など相手が明らかに迷惑となるような時間帯だけでなく、勤務時間外のメールも基本的に避けるようにしましょう。

ビジネスの相手への携帯電話!まずは固定電話にかけよう

ビジネスの相手への携帯電話ですが、マナーとしてまずは固定電話にかけることが必要です。

携帯電話をかける際は、相手の状況確認が先決です。

また、携帯電話では電波が悪いなど聞きづらい状況が考えられますので、相手に分かりやすく話すことが大切でしょう。

要件も簡潔に済ますことが必要です。

留守電や折り返してもらう場合を参考にし、勤務時間外の電話は基本的に避けましょう。

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