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送別会を成功させる!流れや挨拶の順番を押さえておこう

2020.3.25

新入社員は、会社の飲み会の幹事を任されることが多いでしょう。

中でも、同じ部署の人が退職したり異動したりする際に開く送別会は、滞りなく進行して思い出に残る良い飲み会にしたいものです。

今回は、送別会の流れや挨拶の順番など、幹事を引き受けるにあたって押さえておくべきポイントをまとめました。

送別会の全体的な流れを知っておこう

プライベートの飲み会とは違い、会社の飲み会ではある程度決まった型があります。

幹事はその順番に沿って、上司に乾杯や挨拶をお願いするなど、スムーズに飲み会を進行する必要があるでしょう。

会社によって多少の違いはありますが、ここでは一般的な送別会の流れをご紹介します。

①開会の言葉

「予定の時刻になりましたので、これから○○さんの送別会を始めます」など、簡単に幹事から開会宣言をします。

②開会の挨拶

部署の送別会なら部長など、参加者の中で最も役職が上の人に、開会の挨拶をしてもらいます。

③乾杯

参加者の中で上から3番目の役職の人に乾杯の音頭を取ってもらいます。

開会の挨拶の流れで、同じ人が行うこともあります。

④歓談

しばらく時間を確保し、参加者に食事や飲み物、会話を楽しんでもらいます。

⑤送別する側の挨拶

退職・異動する人に向けて、送別の挨拶を贈ります。

⑥プレゼントの贈呈

記念品や花束などを用意しておき、退職・異動する人へ渡します。

⑦主賓挨拶

主賓(退職・異動する人)から挨拶をもらいます。

⑧閉会の挨拶

参加者の中で上から2番目の役職の人に、閉会の挨拶をしてもらいます。

二次会がある場合はここで案内をします。

以上が、送別会の大まかな流れです。

まずはこの流れを頭に入れ、準備すべきことをリストアップしたり、当日の進行について確認したりしましょう。

送別する側・される側の挨拶の順番!する側が先

先ほどもご説明した通り、送別する側・される側の挨拶の順番は、送別する側が先です。

送別される人の挨拶を送別会の前半に持ってきてしまうと、参加者の印象に残りにくくなってしまうかもしれません。

まずは送別する側からの挨拶で、送別会の雰囲気を盛り上げた後、終盤に主賓(送別される人)から挨拶をしてもらうと良いですね。

送別する側からの挨拶は、主賓が在職中にお世話になっていた上司や、特に関わりの深い人にお願いします。

まだ入社したばかりで誰に頼むべきかわからない場合は、先輩社員などに聞いてみましょう。

当日は、送別の言葉として思い出深いエピソードが聞けるかもしれませんが、その後に主賓の挨拶もあるのでその時間を確保しなくてはいけません。

長くなりそうであればさりげなく伝えるなど、幹事はタイムキーパーの役割もしっかり務めてくださいね。

送別する側の挨拶が終わったら、記念品や花束などプレゼントを贈呈します。

出席者の中で最も役職が上の人から贈呈してもらうのが一般的です。

主賓の挨拶!送別される人が複数人いる場合の順番は?

続いて、送別される主賓の挨拶についてです。

もし送別される人が複数人いる場合は、役職が上の人から順番に挨拶をしてもらいましょう。

年齢や勤続年数、退職・異動の理由などに関係なく、立場が上の人から挨拶するのが一般的と言えます。

同じ役職の人を複数人送別するのであれば、会社の社員名簿などに記載されている順番でお願いすると良いでしょう。

役職がない場合は年齢順、年齢も同じなら勤続年数の順にすると良いです。

ただし、会社によってはこの順番の通りではなく、独自の慣習がある場合もあります。

挨拶をお願いする順番を考えたら、念のため、上司や先輩社員に一度確認してもらうと安心でしょう。

また、送別会と歓迎会を兼ねた歓送迎会を行うこともあります。

そんなとき、退職・異動する人と新任者の挨拶の順番をどうするか迷うかもしれません。

一般的には新任者の挨拶を先に行い、退職・異動する人の挨拶を後とすることが多いので、覚えておきましょう。

挨拶の順番以外にも!送別会の幹事として気をつけること

送別会での挨拶の順番について、ポイントをお伝えしてきました。

それ以外にも、幹事として気をつけると良いことをご紹介しましょう。

●挨拶は早めに頼む

開会・乾杯・閉会の挨拶は、当日いきなりではなく事前に頼んでおきましょう。

また、送別の挨拶や主賓挨拶も、「当然してもらうもの」と思わず、必ず本人にお願いしておくことが大事です。

頼む際には、「○分以内で挨拶をお願いします」というように、だいたいの所要時間を伝えておきます。

●みんなが参加しやすい時間・場所を考える

送別会の開始時刻が早すぎると、参加者の集まりが悪く開会の時間が遅れてしまいますし、遅すぎると早く退社できた人たちを手持ちぶさたにさせてしまいます。

どれくらいの時間から送別会を開始すれば参加しやすいのかを考えましょう。

また、会社から近い距離のお店を探すなど、開催場所も参加しやすいところにするのが良いでしょう。

●贈呈品の手配を忘れない

主賓に渡すプレゼントは早めに手配し、いつ受け取れるのかも確認しておきましょう。

特に花束など生ものは、きれいな状態で渡せるように、送別会の直前にお店へ取りに行くなど配慮が必要です。

送別会、こんなときはどうする?

念入りに送別会の準備をしていても、当日に何かトラブルが起きてしまうこともあります。

また、退職・異動の理由によっては主賓があまり送別会に乗り気でないこともあるかもしれません。

そのようなときにどうすれば良いのか、いくつか対応案をご紹介します。

●当日、参加者の遅刻が多かったら

定刻に乾杯をしたくても、当日になっていきなり緊急の仕事が入ったり、そもそも開始時刻が早すぎたりして、参加者の遅刻が多くなってしまうことがあります。

参加者が揃うのを待っていると、すでに集合している参加者を待たせてしまいます。

主賓や役職が上の人がある程度揃っていたら、その時点で一度乾杯をするのが良いでしょう。

その後、参加者が全員揃ってから、あらためて乾杯をすると良いですね。

●挨拶を頼んだ人が急遽遅れたり来れなくなったりしたら

場合によっては、挨拶を頼んでいた人が遅刻してしまったり、急遽不参加になってしまったりすることもあるかもしれません。

開会・閉会の挨拶や乾杯は、他の人に代役をお願いすると良いでしょう。

送別の挨拶を頼んでいた人が遅刻する場合は、進行の順番を入れ替えるなどして、できるだけ本人から挨拶をもらえるようにしたいものです。

●本人の望まない退職・異動だったら

本人が望んでおらず、純粋にお祝いできない理由での退職・異動であることもあります。

そのような場合でも、送別会はできるだけ明るい雰囲気にするよう努めましょう。

退職や異動の理由にはあまり触れず、それまでの交流を懐かしんで、励ますように送り出せると良いですね。

二次会の準備もお忘れなく

送別会の進行や挨拶の順番の確認、贈呈品の準備などの他に、二次会についても考えておく必要があります。

二次会のお店を前もって予約するなら、事前に二次会の参加人数もある程度把握しておかなくてはいけません。

送別会の出欠を取る際に、一緒に確認しましょう。

当日の雰囲気を見て、二次会を開催するかどうか決めるのであれば、いくつかお店の候補を考えておくと良いです。

一次会の会場から近いところで、

・ゆっくりできるお店
・カラオケやダーツなどがあるお店
・人数が多くても入れるお店

など、種類ごとにお店をピックアップしておくのがおすすめです。

なお、送別会が終わったときに会計に手間取っていると、二次会への案内がすぐにできず、参加者が待てずに帰ってしまうかもしれません。

他の若手社員にも協力してもらい、二次会への誘導をしてもらいましょう。

送別会の参加費は事前または事後に集金することにして、当日の会計はカードでまとめて支払うとスムーズです。

退職・異動する人を気持ちよく送り出せる送別会にしよう

今回は、送別会の幹事をするうえで大事なポイントをご説明しました。

挨拶を頼む人や挨拶をする順番などは、一般的なものをご紹介したので、会社の独自の慣習がないかをあらかじめ上司や先輩社員に聞いておくと良いでしょう。

当日、思いがけないトラブルが起きることもあるので、完璧に幹事を務めなければと気負いすぎる必要はありません。

臨機応変に対応して、退職・異動する人を気持ちよく送り出せるような送別会にできると良いですね。

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