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履歴書を封筒に入れる際のマナー!郵送・持参それぞれの場合

2019.12.6

就職活動中の学生さんや、転職活動中の方などは、履歴書を郵送で提出することもあると思います。

郵送する際は、封筒の選び方や書類の入れ方など、気をつけるべきマナーがいくつかあります。

採用担当者から良い印象を持ってもらえるように、正しいマナーを知っておきましょう。

また、履歴書を直接持参する場合のマナーについても解説します。

履歴書の郵送に使用する封筒はどんなものが良い?

まずは、履歴書を郵送するときに使う封筒の選び方を見ていきましょう。

●封筒の大きさ

市販の履歴書は、二つ折りのA4サイズやB5サイズのものが一般的です。

そのため、封筒はA4サイズが入る「角型A4号」や「角型2号」を選びましょう。

B5サイズの履歴書の場合はそれより小さい封筒でも入れられますが、他の書類を同封することも考慮して、A4サイズが入るものにしておくのが無難です。

小さい封筒に履歴書を三つ折りなどにして入れるのは、余計な折り目が付いて読みにくくなってしまうのでNGです。

●封筒の色

封筒の色は、白い無地のものがおすすめです。

履歴書や請求書など、重要な書類は白封筒に入れるのが一般的です。

採用担当者によっては、茶封筒での履歴書の送付はマナー違反と受け取られてしまうこともあるので注意しましょう。

茶封筒は白封筒より安価であり、重要書類の送付以外のビジネス用途でよく使用されるため、企業には一日にたくさんの茶封筒が届きます。

そのため、履歴書を茶封筒に入れて送付すると、他の書類に紛れて採用担当者のところへ届くのが遅くなってしまう可能性もあります。

封筒に宛名などを書くときのマナー

封筒に送り先の宛名や自分の名前を書くときにも、注意すべきマナーがあります。

●宛名の書き方

送付先の住所は、都道府県名から省略せずに記載しましょう。

社名は「株式会社」を(株)と略さないようにしてください。

部署宛ての場合は「御中」を付けます。

〈例〉

・株式会社○○ 人事部御中
・株式会社○○ 人事部 採用チーム御中

担当者名がわかっている場合や、採用担当者宛てとする場合は、以下のように記載しましょう。

〈例〉

・株式会社○○ 人事部 △△様
・株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様

●「応募書類在中」と記載する

封筒の表面の左下に、「応募書類在中」と赤字で記載し、その周りを四角く囲いましょう。

これは、履歴書などの応募書類が入っていることを強調し、採用担当者へ確実に届けられるようにするためです。

手書きでなく、市販されているスタンプを使用してもOKです。

●自分の住所・名前の書き方

もし何らかの原因で届かなかった場合に手元へ戻るよう、裏面には自分の住所と名前を記載しましょう。

採用担当者も、送り主がわからない封筒だと開封するのが不安になってしまうかもしれません。

●裏写りに注意

宛名は読みやすい太めのペンで書くと親切ですが、油性マジックなどを使用する場合は、裏写りに注意しましょう。

提出書類を汚さないよう、封筒には書類を入れる前に必要事項を記載してください。

履歴書を封筒に入れる際のポイント

封筒への記載が終わったら、いよいよ履歴書を封入しましょう。

履歴書を封筒に入れる際は、送付状(添え状)を同封するのがマナーです。

送付状には以下のように、簡潔に挨拶文を記載します。

〈例〉

拝啓 貴社におかれましては、ますますご繁栄ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

このたび、求人サイト○○に掲載されて掲載されていました△△職の求人を拝見し、応募書類を送付いたします。

私は現在、株式会社××にて△△職に従事しております。

これまでの~~という経験を活かして、貴社に貢献したいと考えております。

ご検討の上、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

このとき、「敬具」は横書きであれば右端に寄せ、縦書きであれば下方に下げて書きます。

履歴書に志望動機などを記載するので、送付状には長々と自己PRを書かないようにしましょう。

また、その後には同封書類の一覧を記載しましょう。

提出する書類の一式が揃ったら、上から送付状→履歴書→職務経歴書→その他の書類(あれば)の順になるように重ね、クリアファイルに入れます。

これは、郵送中に書類が折れたり雨に濡れたりするのを防ぐためです。

クリアファイルに入れた書類一式を封筒に入れたら、のりでふたをして、「〆」マークを記載しましょう。

このマークを記載することで確実に封をしたことを表し、また、もし郵送中に封筒が開封されてしまった場合はマークのずれによってそれが検知できるようになります。

いよいよ履歴書を郵送!郵送料や到着日に注意

封筒に履歴書を封入したら、いよいよ企業宛てに郵送します。

角型2号や角型A4号の封筒は定形外郵便物(規格内)にあたり、重さによって以下のように郵送料が決まります(2019年9月時点)。

50g以内:120円

100g以内:140円

150g以内:205円

送付状・履歴書(A4)・職務経歴書・クリアファイルの重さを合計すると、100g以内に収まることが多いですが、念のため実際に重さを量ってみるのが良いでしょう。

切手を貼ってポストに投函した場合、もし郵送料分の切手が足りていないと、郵便物が戻ってきてしまう場合もあります。

また、そうならないためには、ポストに投函するよりも郵便局の窓口へ直接持っていき、その場で郵送料を支払うのがおすすめです。

郵便物がいつ到着するのかも、窓口で確認しておくと良いでしょう。

提出期限が迫っている場合は、追加料金がかかりますが、翌日に到着する速達で送付すると安心です。

期限内に郵送手続きをするのではなく、期限内に採用担当者の元へ届くようにするのがマナーです。

履歴書を直接持参する場合のマナー

ここまで、履歴書を郵送する場合について説明してきましたが、直接持参する場合のマナーについても確認しておきましょう。

持参するときも、履歴書が汚れないように封筒に入れて持ち運ぶのがマナーです。

封筒の選び方や、書類をクリアファイルに入れる点は郵送のときと同様ですが、郵送しないので宛名を書いたり切手を貼ったりする必要はありません。

ただし、表面に「応募書類在中」と記載することや、裏面に自分の住所と名前を記載することは忘れないでください。

持参してすぐに履歴書を提出する場合もあるので、封をせずに持っていきましょう。

企業の受付で提出する場合は、封筒から出さずにそのまま提出します。

面接の際に手渡しする場合は、面接官が書類を取り出す手間をかけずに済むよう、封筒から出して提出します。

このとき、クリアファイルには入れたままで、クリアファイルを封筒の上に重ねて一緒に提出しましょう。

渡すタイミングは面接官から指示されたときです。

マナーが守れているかどうかは選考結果に影響する?

茶封筒で履歴書を送付したり、中に送付状が入っていなかったりしたからといって、それが原因ですぐに選考で落とされてしまうという可能性は低いでしょう。

しかし、このようなマナーを知らないことで、採用担当者からの印象がマイナスになってしまうかもしれません。

マナーを守って履歴書を提出することは、社会人として基本的なビジネスマナーが身についていることを表します。

また、相手への気遣いができる人物であるという印象を与えることもできます。

たくさんの人が企業へ応募する中で、もし実力が均衡している2人の応募者がいてどちらかを選ぶとしたら、このようなマナーが身についているほうが有利になる可能性もあるでしょう。

マナーを知らないせいで、最後の最後に不合格となってしまうのは不本意ですよね。

ぜひ、最低限のマナーは押さえておきましょう。

マナーを守って採用担当者からの印象を良くしよう

今回は、履歴書を郵送するときや持参するときのマナーについてご説明しました。

封筒の選び方や宛名の書き方、封入の仕方など、さまざまなマナーがあります。

小さなことではありますが、これらをしっかりと理解しておくことで、採用担当者からの印象を良くすることが可能です。

就職・転職活動中の方は、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

 - ビジネスマナー, マナー