ビジネスマナーの基本?関係を良好にする名刺交換のポイント

ビジネスマナーには多くのものがありますが、特に社外の方と関わる際に重要視されるのが、名刺交換に関するマナーです。

名刺交換の際に感じる印象は、その後の相手との関係を左右するとも言われており、ビジネスマナーに沿った行為が求められます。

そこで今回は、相手からの印象を良くする名刺交換のポイントについてご説明していきます。

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状態の悪い名刺はビジネスマナーに反する?名刺入れで保管を

名刺交換をスムーズに行うためには、名刺をどのように保管しておくかも重要になります。

名刺は厚さのある丈夫な紙で作られているものがほとんどですが、それでも保管方法によっては破けたり折れたしてしまうことが考えられます。

いざ相手と名刺交換をする際に、そのようなものを差し出すのはビジネスマナーとしても良いものではありません。

そのため、名刺は名刺入れできちんと保管しておくことが大切です。

名刺入れの代わりに小さなポーチなどを使っている方もいるようですが、入れ物の素材が柔らかかったりサイズが合っていなかったりすると名刺の状態が悪くなる原因にもなりかねません。

また、名刺交換の頻度があまりない方は、ポケットに直接保管していることもあります。

それでは、取り出す際のスムーズさにも欠けると言えるでしょう。

名刺は「自分の証明書」とも言えるため、それ専用のものを使っているほうが相手の印象も良いものです。

名刺入れは、素材に革などを使ったものもあり、そのようなものであれば自分をワンランク上に見せることも期待できるでしょう。

名刺交換場所による!どちらが先に差し出すのがビジネスマナー?

ビジネスで名刺交換をする際には、いくつかのポイントがあります。

まず相手に会ったら、すぐに名刺交換できるように準備しておきましょう。

名刺入れは、バッグではなく、スーツの胸ポケットに入れておくと取り出すのにスムーズです。

また、名刺交換を行う場所によっても、自分と相手のどちらが先にそれを差し出すかが変わります。

例えば、相手が自分の会社に来た場合には、名刺を差し出されるのを待つことが多いです。

反対に、自分が相手の会社に出向いた場合には、先に名刺を差し出してから相手のものを受け取りましょう。

このような、名刺交換の際のビジネスマナーを理解していないと、お互いがもたついてしまう可能性もあるため注意してください。

名刺交換の際は「相手を敬う行為を心掛ける」がビジネスマナー

名刺には、自分の会社名、役職や氏名などが記載されています。

いちいち言葉で伝えなくとも良いと思いがちですが、名刺交換の際には改めてそれらについて口頭で伝えるのがビジネスマナーです。

ぼそぼそとした話し方は避け、相手に良く分かるようハキハキと伝えるようにしてください。

また、氏名はフルネームで伝えることが大切です。

例えば「佐藤」など、一般的に多い苗字の場合は、特に相手が覚えづらくなってしまうため注意しましょう。

また、前項でご説明したように「相手から先に名刺を差し出された場合」には、それより低い位置で自分のものを差し出すようにしてください。

相手の手とぶつからないよう右手で差し出し、空いているほうの左手で相手の名刺を受け取ってから両手を添えます。

相手が名刺を持っていない場合は、差し出す際も両手で行いましょう。

相手からもらった名刺は、名刺入れの上に重ねるようにして持つようにしてください。

「渡した名刺を大切に扱ってくれる」という良い印象を、相手は感じ取ってくれるでしょう。

このように、名刺交換の際は相手を敬う行為を心掛けることが大切です。

ビジネスマナーに精通する方は知っている!?会議時の名刺の扱い

名刺交換では、その後に立ち話をするのみで帰ることもあるでしょう。

しかし、大切な会議の際は、複数の相手と名刺交換をしてから席に着いて話し合いをすることも多いです。

そのような場合には、相手からもらった名刺をテーブルの上に並べておくと、「ビジネスマナーに精通している」という印象を相手に与えることができるでしょう。

また、大切なのはもらった名刺をただ並べるだけではありません。

例えば、自分から見て右側から部長、課長、係長と相手が並んで席に座っていたとしたら、それに合わせて名刺を並べるようにしてください。

相手から見て、テーブルの上は意外にも目につくことがあるため、役職順に並べるのはビジネスマナーと言えます。

また、そうすることで相手の名前を呼ぶようなシーンでも間違いを防ぐことができます。

「会ってすぐに自分の名前を覚えてくれている」と相手が感心するかもしれませんね。

会議が終わったら、並べた名刺はスマートに名刺入れに保管しましょう。

間違っても、相手の名刺を置いて行ってしまうようなことがないよう注意してください。

名刺交換は「間に何もない状態」で行うのがビジネスマナー

名刺交換は、ほんのわずかな時間で行うものです。

しかし冒頭でも述べた通り、それがスムーズに行われるか否かで、今後の相手との関係も左右されると言えるでしょう。

そこで、ここでは名刺交換の際に注意したい行為についてご説明していきます。

中でも注意したいのが、名刺交換をテーブル越しに行うことです。

「早く名刺交換をしなければ」という気持ちが先回りしてしまうこともあるかと思いますが、このような行為はビジネスマナーとしてふさわしくありません。

特に、奥行の狭いテーブルでは、そのままのほうが名刺交換がしやすいとも言えますよね。

しかし、そのような場合でもテーブルから離れて名刺交換を行うのがビジネスマナーです。

また、テーブル以外のものであっても同じです。

このように、名刺交換のは相手と自分との間に何もない状態で行うことが大切です。

名刺交換時の非常事態!?名刺を忘れた際のビジネスマナー

相手と名刺交換をしようと思った際、「名刺を会社に忘れてきてしまった」ということも少なくありません。

ビジネスマンは多くの仕事を日々抱えているため、うっかり名刺を忘れてしまうこともあるでしょう。

このような場合には、名刺を忘れてしまったことを相手に伝えないことが実はビジネスマナーなのです。

真面目な性格の方は、「嘘をついてしまって良いのか」と思うかもしれませんが、相手との良好な関係のためには致し方ないと言えるでしょう。

そして、名刺を忘れてしまった際には「名刺を切らしている」と相手に伝えるようにします。

それに対するお詫びも忘れずに伝えるようにしてください。

また、名刺を忘れてきてしまったとしても、自分の会社名、役職や氏名は相手に伝えることが大切です。

名刺を忘れたのが初めてであれば、このような誠実な態度により、相手もそれほど不快には感じないでしょう。

しかし、だからと言って、何度も名刺を忘れる行為は、相手からの信用を得られなくなることにも繋がるため注意してください。

それから、名刺交換をする機会が多い方は、名刺を多めに保管しておくとおすすめします。

事務の方が名刺の印刷をする場合は、保管している名刺の数が少なくなる前に、早めに依頼しておくようにしましょう。

名刺交換は事前のシミュレーションも大切

初めて顔を合わせる相手との名刺交換は、緊張してしまうことも想定されます。

そのため、今回ご説明したような名刺交換に関するビジネスマナーを、事前によく確認しておくことが大切です。

名刺交換のシミュレーションもしておくとより良いですね。

そうすることで、いざ名刺交換をする際にも慌てずにスムーズに行うことができるでしょう。

またお話ししてきた通り、場所によっても名刺交換の仕方が変わるため、十分注意してください。