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取引先への訪問で失敗を防ぐ!マナーある行動で印象アップ!

2020.1.13

取引先への訪問は、会社の同僚などと接するのとはまた違った緊張感があります。

緊張のため思わずマナーのない行動を取ってしまい、それが原因で相手との話し合いに失敗してしまうことなども少なくありません。

そこで今回は、取引先からの印象をアップさせることにも役立つ、訪問の際のマナーについてご説明していきましょう。

取引先への訪問には「まずアポイント」がマナー

取引先へ訪問する際には、その前に電話などでアポイントを取ることも重要なマナーです。

ここでは、その際の内容についてご説明していきましょう。

まず挙げられるのが、取引先へ訪問する日取りを決めることです。

訪問する立場として、日取りは相手の都合を優先して決めるのがマナーです。

それだけでなく、時間も決めておきましょう。

また、どのような理由により訪問するかも伝えておくと良いです。

訪問理由によっては、取引先に書類などを事前に準備してもらう必要があることも少なくないため、注意してください。

それから、訪問する際の人数についても事前に伝えておくのが望ましいです。

誰が訪問するのか事前に分かる場合は、氏名などを伝えておくのも取引先に対して丁寧ですね。

取引先への訪問は遅刻をしないのがマナー!事前準備もポイント

取引先への訪問に関するアポイントを取ったら、当日までにできる準備をしておきましょう。

特に、初めて訪問する取引先の場合は道順などの確認をしておくことも大切です。

また、訪問当日は交通事故や工事などにより、道が渋滞することも想定しておくようにしてください。

雨天の場合なども道が渋滞しやすいため、天気予報を確認しておくのもおすすめです。

取引先への訪問は、遅刻をしないことが大切なマナーです。

渋滞によりそのような状態になってしまっては、場合により取引先からの信用を失うことにも繋がるため注意してください。

何分くらい早めに会社を出れば余裕があるか、シミュレーションをしておくと良いです。

また、取引へ訪問する際に必要な書類などの準備も重要です。

取引先への訪問の数日前には終わらせておきたいですね。

それから、取引先へ訪問する際に渡す手土産を事前に準備しておくことも大切です。

取引先への訪問は「遅すぎず早すぎず」がマナー

ここからは、取引先へ訪問する際に注意したいポイントを、流れに沿ってご説明していきます。

まず、取引先への到着は、約束している時間より5分前を目安にしてください。

前項で触れたような遅刻はもちろんですが、反対に早すぎてもマナー違反になります。

もし、予定よりも早く到着してしまいそうな場合は、近くのお店でトイレを済ませておく時間などにあてても良いでしょう。

取引先での滞在時間が長くなることを想定して、このように空いた時間を有効に使うようにしてください。

ちなみに、取引先でトイレを借りるのはマナー違反なため注意が必要です。

その後、取引先へ到着したら、コートなどは玄関先で脱ぐようにしましょう。

特に、雨天の日はコートなどが濡れていることもあるため、玄関先でそれをはらっておくことも大切です。

また、寒い日はマフラーなどをしていることもあるかと思いますが、それらも玄関前で外しておくのがマナーです。

取引先によって違う!受付が無人と有人の場合の注意ポイント

取引先の玄関に入り、受付で訪問の取り次ぎを依頼します。

受付は有人だけでなく無人の場合もあるため、それぞれの注意点を以下にまとめました。

・有人の受付で訪問の取り次ぎを依頼する場合

受付の方に、まず会社名と氏名を伝えます。

誰あての訪問なのか、またアポイントの有無についても伝えるようにしてください。

自分が訪問することを事前に受付の方が把握している場合は大丈夫ですが、そうでない場合は明確に伝えないと取り次ぎがスムーズにいかないこともあるため注意が必要です。

名刺を受付の方に差し出すことも忘れないようにしましょう。

また、取引先によっては訪問者名簿への記入が求められることもありますが、その際は受付の方の指示に従います。

・無人の受付で訪問の取り次ぎを依頼する場合

昨今では、内線などで訪問の取り次ぎをする会社も多くなってきています。

そのような場合、訪問の約束をしている相手がすぐに出ないこともあるでしょう。

内線に他の方が出た場合は、会社名や氏名、アポイントの有無も明確に伝えるようにします。

訪問の約束をしている相手ではないからと言って、間違っても横柄な態度を取るのは良くありません。

その際の様子が、訪問の約束をしている相手に後日伝わることもあります。

取引先への訪問は、どのような方に対しても社会人としてのマナーを心掛けるようにしてください。

入室や着席は「声をかけられてから」が取引先への訪問マナー

取引先の受付で訪問の取り次ぎが済んだら、案内に従い部屋まで歩いていきます。

部屋の前まで到着したら、入り口の近くで待ちしましょう。

案内されたからと言って、勝手に部屋の中へ入って待つするのはマナーに反するため注意してください。

声をかけられたら、「失礼いたします」などと言って部屋へ入ります。

ここでも、声をかけられるまでは席に座らず、立って待つようにしてください。

「こちらの席にどうぞ」などと声をかけられたら、そこへゆっくりと座ります。

この際、訪問の約束をしている相手が部屋へ入って来た際にすぐ立ち上がれるよう、席には浅く座りましょう。

また、コートなどを手に持っている場合は、それらを置く場所の案内があればそこに置いてください。

なければ、イスの背もたれにかけるのも良いです。

コートの裾が床についていないかなどを確認し、相手がそれを見た際にも、きれいなで状態あるよう心がけましょう。

それから、書類の入ったバッグなどは、一般的に自分の足元の左側に置いておくのがマナーです。

手土産に関しては、自分の位置から見て、下座にあたるほうの隣の席に置いておくのが良いでしょう。

訪問承諾の感謝を言葉で!手土産は紙袋から出して渡すのがマナー

相手が部屋へ入ってきたら、まずは訪問を承諾してくれたことへの感謝を伝えるようにしてください。

「貴重なお時間を頂きありがとうございます」などと伝えると好印象です。

この際、話にかかる大まかな時間も相手に伝えておくのも良いです。

相手にあまり時間がないようであれば、「予定よりも話を簡潔にしよう」などと、ここで計画を立てておくことにも役立ちます。

一通りの訪問の挨拶が済んだら、次に手土産を渡します。

そのタイミングとしては、相手が席に座る前か、その直後が望ましいです。

手土産は紙袋などに入れて持参しますが、そこから出して渡すのがマナーのため、それを忘れないようにしてください。

相手が部屋へ入ってくるまでの間に待ち時間があるようなら、その間に紙袋から出しておくとスムーズでしょう。

また、手土産は相手から見て正面を向くように渡すことが大切です。

「ほんの気持ちですが皆さんでお召し上がりください」など、一言添えて渡すようにします。

手土産は、取引先の社員数などに合わせて選んでおくと良いでしょう。

取引先への訪問は身だしなみを整えておくこともマナー

取引先へ訪問をする際には、様々なマナーに注意することが求められます。

特に商談目的などによる取引先への訪問であれば、マナーの良し悪しがそれに影響すると言っても過言ではありません。

そのため、「会社を代表して取引先へ訪問する」という意識を持つようにしましょう。

また、取引先へ訪問する際には身だしなみを整えておくことも大切です。

髪型や服装などが乱れていると、それだけで「マナーがない方」と相手に思われてしまう可能性もあるため注意してください。」

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