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社会人に大切なビジネスマナーの言葉遣い!注意点は何?

2019.12.28

社会人になれば、ビジネスマナーは欠かせないものともいえるでしょう。

マナーの悪い言動をしてしまえば、たちまち自分の評価は下がってしまい、会社の評価も下げてしまう恐れがあります。

そんな大切なビジネスマナーのひとつに「言葉遣い」が挙げられます。

今回は、社会人ならおさえておきたい言葉遣いについてお話をしていきます。

言葉遣いなど社会人にとって大切なビジネスマナーとは?

就職活動を経験した方であれば、ビジネスマナーについて学んだ方も多いのではないでしょうか。

挨拶や身だしなみなどについて細かく指導を受けた方も多いでしょうが、その中のひとつに「言葉遣い」があります。

面接時は言葉遣いをはじめさまざまなマナーに注意して臨むと思いますが、これは社会人になっても続きます。

そのため、社会人にとっても就活中に学んだビジネスマナーは大切で、社会人の場合はそれ以上のマナーが求められるともいえるでしょう。

ではそもそも、社会人にとってのビジネスマナーとはどういうものなのでしょうか。

それは会社の同僚や上司、取引先などと気持ち良くかつ円滑に仕事を進めるための礼儀作法といえます。

ルールや規則のように強制力はありませんが、ビジネスマナーをいい加減におこなってしまうと、同僚や取引先などからの信用を失う恐れもあります。

ひどい場合は会社の印象を下げてしまうこともありますので、ビジネスマナーは社会で働く人全員に欠かせないものといえるでしょう。

今回はその中でも「言葉遣い」についてお話をしていきます。

言葉遣いは社会人のビジネスマナーでは基本!

言葉遣いは、社会人のビジネスマナーでは特に基本といわれているものです。

ビジネスでは欠かせない挨拶や電話対応、報・連・相などをするうえで、言葉遣いはとても重要です。

相手に安心感や信頼を与え、コミュニケーションを円滑にとるためにも、言葉遣いは正しく身につけることが必須といえます。

例えば、以下の2つの言葉を見てください。

A「ちょっと待ってて」

B「少々お待ちいただけますか」

AもBも、どちらも言っていることの意味は同じですよね。

しかし、言葉遣いが違うだけで受ける印象はまったく違ってきます。

もちろん仲の良い友人や家族であれば、Aの言い方で問題ありませんが、ビジネスシーンでは別です。

特に初対面の取引先の相手にAのような言葉遣いをしてしまえば、たちまちその人からは「マナーの悪い人」という印象を持たれてしまいます。

ビジネスでは第一印象がとにかく大切ですから、身だしなみが整っていても言葉遣いがひどければ元も子もありません。

その悪い印象がずっと続いてしまえば、取引先も自社との取引きをすること自体考え直してしまうかもしれません。

そうならないためにも、ビジネスマナーは大切で、そのひとつである言葉遣いも大切なのです。

ビジネスシーンでの言葉遣いは「敬語」がベース!

ビジネスマナーにおける言葉遣いは、敬語がベースです。

仲の良い同僚であっても、会社の中では敬語を使います。

丁寧語の「です・ます」は徹底し、そのときの状況に応じて尊敬語と謙譲語を分けて使います。

注意したいのは、この尊敬語と謙譲語を混同して使わないことです。

例えば、先輩や上司に資料を見てほしいことを伝える場合、

◯「資料をご覧になってください」

以上のような尊敬語を使って伝えます。

しかし中には、

×「資料を拝見してください」

という謙譲語を使った表現になってしまう方もいます。

このように言葉遣いが違うだけで、相手から自分の印象が悪くうつってしまう可能性があります。

尊敬語と謙譲語の違いを頭に入れ、どのような場合に使うのかも覚えておくようにしましょう。

次の項では、特に新社会人が間違えやすい言葉遣いについてお話ししていきます。

新社会人が間違えやすい敬語をチェック!

ビジネスマナーにおける言葉遣いは敬語がベースであることをお伝えしましたが、特に新社会人が間違えやすい敬語をここでご紹介していきます。

●身内には敬語を使わないこと

取引先など社外の人と話す場合は、例え上司であっても尊敬語は使いません。

電話応対で、上司のA部長(不在)と代わってほしいといわれた場合、

「A部長はただいま席を外していらっしゃいます」

は間違いです。

お伝えしたように、社外の人には上司であっても社長であっても尊敬語は使いません。

この場合は、

「部長のAはただいま席を外しております」が正しい言葉遣いです。

●「お世話様」と「ご苦労様」

新社会人が間違えやすい敬語に、「お世話様です」や「ご苦労様です」が挙げられます。

これらは、目上の人が目下の人に使う言葉です。

しかし中には、外回りから帰ってきた上司に「ご苦労様です」という新社会人もいるそうですから、注意が必要です。

ビジネスシーンでは、相手の年齢や役職など関係なしに「お疲れ様です」というのが無難といえるでしょう。

「バイト言葉」や「二重敬語」にも要注意!

ほかにもビジネスシーンで間違えやすい言葉遣いがあるのでお話ししていきます。

まずは「バイト言葉」です。

どのような言葉かというと、

・「1,000円からお預かりします」
・「カタログのほうをご覧ください」
・「こちらが新商品になります」

などです。

正しい言葉遣いは、それぞれ下記のとおりです。

・×「1,000円からお預かりします」→◯「1,000円お預かりいたします」
・×「カタログのほうをご覧ください」→◯「カタログをご覧ください」
・×「こちらが新商品になります」→◯「こちらが新商品です」

以上のような「~から」や「~のほう」などはバイト言葉といわれ、社会人になりビジネスの場でこれを使ってしまうと、相手には軽薄な印象に見られてしまうこともあるそうです。

また、信頼度や好感度が下がることもありますので、普段からよく使っている方は直すようにしましょう。

次に、「二重敬語」にも注意が必要です。

新社会人の中にも「とにかく敬語を使おう」と思い、過剰なほど敬語を使う人も多くいます。

しかし、1つの言葉に2つ以上の敬語が重なってしまうと、ごてごてとした印象になり、不快感を与えてしまうこともあります。

二重敬語の例は下記のようなものです。

・「部長がおっしゃられていました」
・「昼食をお召し上がりになったそうです」

少しくどいような印象を持ちますよね。

それぞれ正しい言葉遣いはこちらです。

・×「部長がおっしゃられていました」→◯「部長がおっしゃっていました」
・×「昼食をお召し上がりになったそうです」→◯「昼食を召し上がったそうです」

ビジネスマナーでは言葉遣いがとにかく大切ですから、これらに注意して同僚や取引先などと円滑なコミュニケーションをとれるようにしましょう。

社会人でも重要!返事や相槌にもマナーが!

言葉遣いについてお話をしてきましたが、ここでは返事や相槌についてお話をしていきます。

学生の頃から返事については散々言われた方も多いかもしれませんが、社会人になっても返事は大切です。

名前を呼ばれたり業務指示を出されたりしたときには「はい」と返事することでしょう。

このほかにもさまざまな場面で「はい」と返事するでしょうが、この2音だけでも、適当に返事をすると相手にも手抜きだということが伝わってしまいますので、注意して返事をする必要があります。

また、相槌にも注意が必要です。

話を聞いているときは相槌を打つと思いますが、会話の中での相槌は1回が基本といわれています。

しかし何らかの拍子に勢い余って、「はいはい」と2回続けて相槌を打ってしまったということもあるでしょう。

2回以上続けて相槌を打つのは失礼な行為にあたると同時に、「話を適当に聞いているのではないか」と相手から思われてしまう恐れもあります。

マイナスな印象にならないよう、落ち着いた言葉遣いで丁寧に話を聞くことが大切ですね。

返事や相槌ひとつも、ビジネスマナーでは欠かせない要素ですから、注意しておこないたいものです。

円滑なコミュニケーションがとれるよう言葉遣いから注意しよう!

社会人になればビジネスマナーは必須ともいえます。

同僚や取引先などと円滑なコミュニケーションをとれるよう、言葉遣いも注意しておこなう必要があります。

この記事では特に言葉遣いについてお伝えしてきましたので、ぜひ参考にしてみてください。

普段から使っていることが多いバイト言葉などは、使わないように注意してくださいね。

 - ビジネスマナー, マナー