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社会人はビジネスメールで失敗しない!メールマナーを知ろう

2020.1.1

社会人はビジネスシーンで、メールのやり取りは必要不可欠なものです。

メールは相手の顔も声も見えない文面でのやり取りになるため、失礼のないようマナーを守ったメールを送る必要があります。

そこで今回は、ビジネスメールで失敗しないための、正しいメールの作成方法や送り方をご紹介していきます。

ビジネスメールのマナーを守り、基本的なメール作成をマスターしましょう。

社会人はビジネスメールのマナーが大事!「To」「CC」「BCC」を使い分ける

社会人はビジネスメールのマナーを押さえ、相手に失礼のないようメールを作成しなければなりません。

それには、まず「To」「CC」「BCC」の使い分けをマスターしましょう。

普段メールをする人は目にする機会が多いこれらは、送信先のアドレスにつけるものです。

それぞれの役割を見ていきましょう。

・To

Toは直接メールの用件を伝えたいメインの相手につけるものです。

メールを送る相手が複数いる場合でも、全員にToをつけて送信可能です。

受信した相手は「自分に用事がある」と解釈するため、大事な用件は必ずToをつけて送りましょう。

・CC

用件を複数人で共有したい時に使用します。

CCでメールを送ると、受信者は他の受信者のアドレスも確認できてしまいます。

情報漏洩にならないよう、同じ部署内などで共有したい情報などの際に利用しましょう。

・BCC

多くの人と情報を共有したい場合に使用します。

前述の2つとは違い、ToとCCの受信者はBCCの受信者を確認できないようになっています。

そのため、複数人にメールをしたい場合で、特定の送信先を隠してメールを送ることが可能です。

ビジネスメールで「件名」を書く際のポイントは?

社会人はビジネスメールの基本的なマナーを頭に入れて、メールを作成する必要があります。

ここではメール作成でとても大事な「件名」について考えていきましょう。

件名とはメールの題名のようなもので、受信者の目に最初に触れる「メールの顔」です。

そのため、必ず読んでもらえるよう、具体的なポイントを踏まえた件名にすることが大切です。

以下で具体的なおすすめの例をご紹介しましょう。

・日付を入れる

例:◯月◯日合同会議の時間変更のお知らせ

・具体的な名称を入れる

例:◯◯◯イベント開催のお知らせ

・用件が複数ある場合

例:合同会議変更の資料+打合せ時間について

・はっきりした意図がある場合

例:お見積もりのご確認のお願い(◯月◯日付け)

・【】を利用して緊急性を出す

例:【重要】◯月◯日合同会議の時間変更のお知らせ

以上のように、具体的な用件を書くと相手の目に留まりやすくなります。

件名は20文字以内を目安に収めると、末尾が切れてしまうことがないためおすすめですよ。

社会人のビジネスメールのマナー!「宛名」は忘れずに入れる

社会人のビジネスメールで、マナーとして忘れてはいけないのが「宛名」を書くことです。

送信したメールの1行目に、宛名として「会社名」や「名前」を書くことで、迷惑メールではないという証になります。

また、間違いメールと混同されることもなくなります。

以下で宛名に入れる一般的な情報をご紹介します。

【宛名として書く情報】

・会社(団体)名
・部署名
・役職名
・名前
・敬称

以上を書くことが基本的なマナーとされています。

ここで宛名の例を見ていきましょう。

【宛名の例】

・○○株式会社 △△部 部長 田中 様

「山口部長様」などと、役職と敬称を重ねて書くことはマナー違反のため注意してください。

「山口部長」と書いた場合は「様」は省き、「部長」と書いた場合は「山口様」と続くのが正しい書き方です。

また、CCなどで複数人にメールを送る場合の宛名の書き方は以下の通りです。

【団体宛の例】

・○○株式会社御中

または

・○○株式会社 △△部御中

【複数人に送る例】

・○○株式会社 山口様、吉田様、林様

上記のように名前を入れる場合は、必ず役職順に書くようにしましょう。

マナー違反に注意!「メール本文」は構成を頭に入れておこう

社会人がビジネスメールを送る際は、メール本文の「構成」を頭に入れておくことをおすすめします。

ビジネスメールは、「あいさつ文・本文・結びの言葉」の3つで成り立っています。

この構成を無視したメールを送ると、マナー違反となってしまうため注意が必要です。

では、順番に内容を見ていきましょう。

①あいさつ文

まず、最初にあいさつ文を書くのが基本ですが、その時に自己紹介も忘れずに付け加えます。

よく使われる基本的なものは以下を参考にしてください。

【基本のあいさつ文】

お世話になっております。

○○株式会社の△△部の○○です。

メールは簡潔に用件を伝える媒体なので、手紙のような時候のあいさつは必要ありません。

②本文

あいさつ文の次にくるのが、用件を伝える本文です。

件名で伝えたことを、具体的に分かりやすく書く必要があります。

いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで(これを5W2Hと呼びます)を意識して、簡潔に伝えていきます。

ポイントを押さえ、箇条書きで伝えるのも良いでしょう。

③結びの言葉

最後は結びの言葉で締めくくります。

一般的には「どうぞよろしくお願いいたします」などで締めくくることが多いようです。

もし返事が欲しい場合には、「ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです」などで、締めの言葉としましょう。

メールの最後は、自分の署名を忘れずに書いてくださいね。

社会人のマナー!ビジネスメール送信時に注意すること

社会人は正しいビジネスメールを送ることがマナーとされています。

相手に失礼にならないよう、メールの送信時は十分に注意しなければなりません。

ここで、ビジネスメールで注意したいポイントをいくつかご紹介しましょう。

●添付ファイル

メールで添付ファイルを送る場合、容量が大きいと受信側に負担がかかります。

事前にZIPで圧縮してから送る配慮が必要です。

また、10MBを超えるファイルは圧縮できないため、大容量転送サービスなどの利用をおすすめします。

●ウイルスチェック

添付ファイルにウイルスが感染していた場合、自社でだけでなく、相手の会社全体にも影響を及ぼす心配があります。

必ず送信前にウイルスチェックを行いましょう。

●文面のチェック

メールの内容を再度確認し、宛先や件名に間違いがないか確認する習慣をつけましょう。

本文はわかりやすい文章であるか、またCCやBCCをつけ間違えていないかなど、最終確認をします。

社会人なら知っておこう!ビジネスメールのマナー違反

ビジネスメールで特に注意したいのが、間違った文法や、間違った言葉選びです。

正しくない言葉を使うのは、社会人としてあり得ません。

ここでは、よく間違いがちな文法を一部ご紹介していきましょう。

・「ご苦労様です」

「ご苦労様」は、目上の人が目下の人に対して使う言葉です。

そのため、社外の人や目上の人に使うのはマナー違反なので注意してください。

・「了解しました」

分かりましたと同じ意味を持つ「了解しました」は、丁寧語にあたるため、尊敬語ではありません。

社外の人や目上の人に使う場合は「承知しました」「かしこまりました」などを選びましょう。

・「お体ご自愛ください」

相手の体調を心配する良い言葉の印象が強いですが、「自」=体「愛」=大事にする、という意味になるため、実は二重言葉となってしまいます。

正しくは「どうぞご自愛ください」となるため、覚えておきましょう。

・「御社」

「御社」と「貴社」の使い分けに悩む人が多いですが、一般的に御社は口語で使う言葉です。

そのため、メールで使う際は貴社が正しいとされています。

間違えないように頭に入れておきましょう。

メールのマナーは意外に多い!しっかりと頭に入れておこう

今回はビジネスメールの作成・送信時に注意することをまとめてご紹介してきました。

目を通すと分かるように、ビジネスメールのマナーはとても多いですね。

そして社会人なら、マナーを守ったメールを送ることが当然と思われています。

社会に出るとメールを送る機会が増えるため、しっかりと頭に入れておき、マナーを守ったビジネスメールを送るようにしましょう。

 - ビジネスマナー, マナー