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還暦の同窓会開催!出席率が上がる案内状のポイントとは?

2020.1.15

近年、還暦を迎えた方達が開催する同窓会が急増しているようです。

懐かしい友人に会える同窓会の開催を検討している方も多いのではないでしょうか。

開催を決めたら案内状を作成しなくてはなりませんね。

そこで、同窓会の案内状についてお話ししていきます。

参加したくなるような案内状を送って、再会を祝い、昔懐かしい思い出話に花を咲かせましょう。

還暦の同窓会が人気のわけは?

還暦となると多くの方が子育てが落ち着き、定年を迎える方も出始めてきます。

今までは仕事や子育てに一生懸命で、同窓会に参加する暇がなかった方も、還暦を迎えるにあたって気持ち的にも時間的にも余裕が出てきます。

つまり、自分のことに目を向けられる時期に入ったということです。

そうなると、懐かしい友人に会いたいと思うようになることから、還暦の同窓会が急増しているそうです。

30代や40代で開催された同窓会には忙しくて参加できなかった方も、還暦になると参加しやすくなりますね。

また、還暦の同窓会では、自分のことよりも子どもや孫の話をしたり、なかには残りの人生のパートナーを探しにきたりする方もいるようです。

還暦の同窓会では、会えなかった時間の経験や思い出を笑い話にして話ができる、そんな機会を嬉しく思うことでしょう。

では、還暦の同窓会を開催するとなるとどのような準備をしなければならないのでしょう。

まずしなければならないのが、名簿の確認や会場の決定、そして案内状の作成です。

参加したくなる案内状を作成して同窓会への参加率を上げましょう。

還暦の同窓会を開催すると決まったら準備をして案内状の作成へ

案内状を作成するには日時や会場、会費などを決めていかなければなりません。

そこで、一緒に幹事をしてくれそうな方を数人探し、幹事会を開催して話し合いを重ねます。

では、案内状を作成するまでの流れを見ていきましょう。

●開催日時

還暦の同窓会の開催日時は、4か月から半年くらい先に、余裕を持ってスケジュールを組みます。

●開催場所

ホテルやレストランなどから会場を下見して選び予約します。

しっかりとした会にしたいならホテル、リーズナブルで気軽な雰囲気ならレストランなどがおすすめです。

●会費

同窓会費は収支を計算して決めます。

(会場費・飲食代・設備費・案内状印刷発送代・備品・招待費・予備費など)

●名簿の作成

卒業アルバムを参考に名簿を作成します。

パソコンが得意な方にデータ化してもらい、名簿と出欠表を作成しておくと便利です。

ここまで準備できたら、案内状を作成できます。

案内状には何を記載する?

開催日時や会場、会費が決まったら還暦の同窓会を開催する案内状の作成にとりかかります。

では、案内状に記載する内容をみていきましょう。

・開催にあたってのメッセージ
・開催日時
・会場
・会場までのマップ
・出欠の返信方法
・幹事の紹介と連絡先
・招待する先生

幹事という表現を拒む方もなかにはいますので、その場合は「賛同メンバー」や「協力メンバー」といった表現を用いるといいでしょう。

また、案内状はダイレクトメールなどの郵便物と混ざって受け流されないように、同窓会と分かりやすいような記載をしましょう。

参加しやすいよう、幹事メンバーの連絡先を多くしたり、幹事会の様子の写真を載せたりすると、安心感や親近感が伝わり参加率を上げるようです。

なお、招待する先生がいる場合は、案内状とは別に招待状も発送しなければなりません。

還暦の同窓会用の案内状!例文をご紹介

それでは、案内状の具体的な例文をご紹介します。

還暦という年齢になるため、ご家族が不審に思わないようにご家族向けのメッセージを添えると丁寧な印象を与えます。

●案内状ハガキ

【還暦同窓会のお知らせ】

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

さて、◯◯年に◯◯学校を卒業し、早くも◯年ほどの時が流れました。

皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。

私たちもはやいもので人生の節目となる「還暦」を迎えることになりました。

皆様の多大なるご要望、そしてご協力によりこの度、下記のご案内にて、同窓会を開催する運びとなりました。

当日はお世話になった先生をお招きしていますので、ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。

皆様お誘い合わせの上、多数のご参加をお待ち申し上げます。

敬具

令和○年○月○日


日時:令和◯年○月○日

場所:○○ホテル(ホテルの電話番号・住所)

会費:○○○○円(当日お持ちください)

なお、恐れ入りますが、往復ハガキにて出欠のお返事を○月○日までにいただけますと幸いです。

〈幹事〉幹事名・電話番号・メールアドレス・住所

~ご家族の皆様へ~

本案内状は、卒業アルバム記載の住所をもとに送付しております。

ご本人が転居されている場合は、ご家族様より本書到着の旨をご連絡していただければ幸いでございます。

●返信用はがき

【還暦同窓会】

ご欠席 ご出席

どちらかに○をつけて下さい

ご芳名(旧姓:  )

ご住所:

お電話:

メール:

近況等をお知らせ下さい

出席率を上げるためのポイントは?

還暦の同窓会を開催は貴重な機会であり、幹事としてはできるだけ多くの方に参加していただきたいと願うことでしょう。

そこで、出席率を上げるためのポイントをお話ししていきます。

●参加しやすい条件にする

開催日時までに余裕を持たせたり、足を運びやすい会場にしたりすると出席率が上がります。

さらに、リーズナブルな会費設定も参加に大きく影響するようです。

●幹事メンバーの記載を多くする

幹事のメンバー数人の連絡先をのせておくと、連絡がとりやすくなります。

仲良しだった友達の名前があれば、参加してみようという気持ちに傾く方も多いようです。

●往復はがき

招待状として送るはがきを往復はがきにすると、返信をしやすくなります。

また、欠席の返事もしやすいため幹事が把握しやすくなるでしょう。

●SNSを活用する

案内状の送付に加え、さまざまなSNSにて同窓会の情報を拡散するという方法もあります。

人とのつながりから、はがきの案内状では連絡がとれない方でも連絡がとれる可能性が高まります。

案内状を送ってから出欠の返事が来なかったら?

案内状を発送し、記載した期限を2日程度過ぎても返信がなかった場合、どうしたらいいのか幹事は悩んでしまいますよね。

「返信をしない=欠席」

と捉えることもできますが、もしかしたら情報が伝わっていない可能性もあります。

そのため、電話番号がわかるのであれば、電話して出欠を直接聞いてみるといいかもしれません。

その際、同級生とはいえ、親しき中にも礼儀ありですから、丁寧にお話しするようにしましょう。

突然の電話で、けしかけるように同窓会の出欠確認をされたら気分を害されてしまいます。

また、連絡がない方と仲良しで返信があった方を通じて、出欠確認を頼んでみてはいかがでしょうか。

仲良しであれば、電話番号や住所等、今の連絡先を知っている可能性があります。

還暦の同窓会は貴重な機会ですから、たくさんの方に参加していただきたいですね。

還暦の同窓会は貴重な機会!案内状で参加率を上げよう

還暦という節目に同窓会を開催するとなると、幹事はたくさんの同級生に集まってもらいたいと願うことでしょう。

貴重な機会を多くの同級生で集まれるように、日時・会場・会費を参加しやすい条件で整えましょう。

また、親しみやすく安心感のある案内状が届けば、参加したくなる方もいるでしょう。

往復ハガキで案内状を送り、SNSも活用し、すばらしい還暦同窓会にしましょう。

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