電話の基本マナー!かけるとき・受けるときに注意すべきこと

社会に出ると、ビジネスシーンで電話を使うことが多いでしょう。

電話をかけるとき・受けるときは、電話のマナーを守って対応することが求められます。

そこで今回は、ビジネスシーンでの基本的な電話対応のマナーをご紹介していきます。

相手に失礼にならないよう、電話の基本的なマナーを守り、今後のビジネスシーンで役立ててください。

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電話の基本マナー!かけるときは時間帯を考慮する

ビジネスシーンでは電話をかけるとき、マナーを守って行動する必要があります。

マナー違反を起こすと先方に迷惑がかかるだけでなく、会社全体の信用を失うことにも繋がります。

以下で電話をかけるときのマナーをお伝えしていきましょう。

①時間帯を考慮する

まず、電話をかける時間帯に注意しましょう。

朝一番や昼食時、また就業間際の時間帯はバタつく可能性が高いため、避けるようにしてください。

おすすめなのは10~11時、また14~16時頃です。

これは業種によって多少異なるため、注意してください。

②用件をまとめてからかける

資料などを参考にして話す場合は、手元に揃えておき、用件をまとめてから電話をかけましょう。

相手の社名・部署名・名前の読み方などもチェックしておくと、電話口でもたつくことがなくなります。

③電話では簡潔に用件を述べる

先方の貴重な時間を電話対応に割いてもらっている意識を持ち、用件は簡潔に、手短に伝えましょう。

用件をメモにまとめてから電話をすると、スムーズに伝えることができて効率的ですよ。

電話をかけるときのマナーは?

ここからは、先ほどお話しした電話をかけるときのマナーを念頭に置き、具体的な流れをご紹介していきます。

まずは、用件のある「本人が電話に出た場合」から見ていきましょう。

①名乗る

先方に電話をかけて、用件のある本人が直接電話に出たと想定します。

「株式会社○○、△△部の田中と申します」と、こちらの社名・名前などを名乗りましょう。

そして「いつもお世話になっております」と日頃の付き合いの感謝をこめて、お礼を述べます。

②相手を確認

あいさつが済んだら、次に「○○部の斎藤部長でいらっしゃいますか」と問います。

ここで、用件のある本人であるか確認してください。

本人で間違いなければ「少しお時間いただいてもよろしいでしょうか」と聞き、先方の都合が良いかを確認します。

③用件を話す

相手を確認できたら、用件を直接話します。

スムーズに簡潔に話せるよう、前もって用件をまとめておくことをおすすめします。

④電話を切る

用件を伝え終えたら、「ありがとうございました」とお礼を伝えましょう。

そして「失礼いたします」と断ってから電話を切ります。

本人以外の人が電話に出たときのマナーも知っておこう

次に、電話をかけるときのマナーで「別の人が出た場合」を見ていきます。

通常はこちらのパターンの方が多いため、よく目を通して頭に入れておきましょう。

①名乗る

先方が電話に出たら、こちらはまず「株式会社○○、△△部の田中と申します」と名乗りましょう。

日頃の付き合いの感謝をこめて「いつも大変お世話になっております」と伝えます。

②本人に取り次いでもらう

「△△部の斎藤部長はいらっしゃいますか」などと言い、在席であるか確認します。

本人に取り次いでもらった場合は、前項の③、④と同様に用件を簡潔に話し、お礼を言って電話を切ります。

本人が不在の場合は、以下のような対応を取ります。

③本人が不在の場合

不在の場合「お戻りは何時ごろのご予定ですか」と聞き、改めて自分がかけ直す際の参考にします。

また、先方から折り返しの電話の提案があった場合は、お願いすると良いでしょう。

その際は、「わたくし○○株式会社の田中と申します」と名乗り、かけ直してもらう電話番号も伝えておきましょう。

④電話を切る

最後に「それではよろしくお願いいたします、ありがとうございました」とお礼を述べます。

そして「失礼いたします」と断ってから電話を切りましょう。

電話を受けるときのマナー!受話器は3コール以内にとる

ここまで、電話をかけるときのマナーをお話ししてきましたが、電話を受けるときにもマナーがあります。

以下で詳しくご紹介していきす。

①3コール以内に電話に出る

電話を受けるときは、「3コール以内」に受話器を取ることがビジネスマナーです。

万が一3コール以上鳴ってしまった時は、「お待たせいたしました、○○株式会社田中でございます」と言い、必ずお詫びを付け足してください。

②明るい声で対応

ビジネスシーンで電話に出たら、その時自分は「会社の顔」である自覚を持ちましょう。

先方に好印象を与えるためにも、はきはきとした明るい声で対応してください。

③復唱を忘れずに

電話を受けて相手が名乗ったら、確認のために復唱して社名と名前を確認してください。

「株式会社○○の加藤様でいらっしゃいますね、いつも大変お世話になっております」などと言い、名前などがあっているか確認をしましょう。

④情報をあいまいにしない

先方の声が小さくて、社名や名前が聞き取りづらいこともあるでしょう。

それらの情報をあいまいなまま放置すると、誰からの電話なのか分からず、会社全体の信用を失ってしまうことにも繋がります。

その場合は「恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、もう1度お名前をおっしゃっていただけますか」と聞き返しましょう。

電話の切り方にもマナーがある!

ビジネスシーンでの電話のマナーはかけるとき、受けるときだけでなく、切る時にも存在します。

ここでは電話の「切り方」のマナーについて見ていきましょう。

まず、こちらから相手に用件があり電話をかけた場合や、お客様や雇用先と電話をした場合は、相手が電話を切ったことを確認してからこちらも切るのがマナーです。

逆に、先方からこちらに電話があった場合などは、こちらから電話を切ることがマナーとなるのです。

その場合、固定電話の場合はガチャンと勢いよく受話器を置いて切ってはいけません。

相手に不快な思いをさせないよう、先に手で置台を押さえ、音が鳴らないように静かに受話器を置くことがマナーです。

また、電話を切る間際は相手に必ずお礼のあいさつをしてください。

「よろしくお願いいたします、失礼いたします」などと言って締めるのが一般的ですが、こちらから頼みごとをした場合は「お時間をいただきましてありがとうございました」なども付け足しましょう。

電話の最後にお礼を述べるのは、ビジネスシーンの電話ではごく一般的なことです。

ビジネスシーンでの電話マナー!NG用語を覚えておこう

ビジネスシーンで電話をかけるとき・受けるとき、また切り方のマナーなどについてお話ししてきました。

ここで、ビジネスマナーに引っかかる、電話で使ってはいけないNG用語をまとめました。

以下でご紹介しましょう。

●もしもし

電話を取った時や相手の声が聞こえにくいとき、つい「もしもし」と言ってしまいがちですが、ビジネスマナーの観点から見るとNG用語です。

最初の言葉として正しいのは「お世話になっております」や「いつもありがとうございます」などです。

もしもしは砕けた印象の言葉なので、ビジネスシーンでは社会人としてふさわしい言葉を使いましょう。

●なるほど

先方との電話中は、適度な相打ちを打つことも必要です。

普段の会話で使うことの多い「なるほど」は、ビジネスシーンでの電話ではふさわしくない用語なので注意してください。

なるほどとは、「相手の意見を評価した上で同意する」という意味を持ちます。

傲慢な印象を与えてしまうため、「おっしゃる通りです」「わたしもそう思います」などど、言葉を言い変えましょう。

電話の基本マナーを身に着けてビジネスシーンで役立てよう

マナーを守って電話をすることは、社会人として当たり前のことです。

ビジネスシーンにおいて、電話でのマナー違反を起こすと、自分だけでなく会社全体のイメージダウンへと繋がります。

こちらから先方に電話をかけるときは、時間に配慮して、用件をまとめてから電話をしましょう。

また、電話を受けるときは3コール以内に受話器を取り、明るい声で対応し、印象を良くします。

電話の基本的なマナーを守ることで、会社の印象も自分の印象も上がることでしょう。