就活生必須！企業への電話で必ず押さえたいかけ方マナー！

電話マナーが印象を決める！企業への電話は心して臨もう

就職活動では、選考が進めば企業との電話のやり取りが増えるもので、就活生も電話対応のマナーは最低限知っておく必要があります。

というのも、冒頭で述べたように、電話の対応次第で企業に与える印象は大きく変わってくるからです。

電話対応の良し悪しが合否に影響してくることはない、とは決して言い切れず、企業の採用担当者はあらゆる面から就活生を判断します。

例えば、電話で印象の良い受け答えができれば、他の就活生よりも多少のリードができるかもしれませんし、差別化してもらえるきっかけにもなるかもしれません。

また、今後社会人として責任を持って働いていくこと、そして今後その企業で働く可能性があることを考えれば、ビジネスの電話マナーは就活の時点からしっかり身に付けておくべきです。

以上のことから、就活生は「企業との電話も選考基準に含まれる」くらいの意識で電話マナーについて向き合うことが求められるでしょう。

企業へ電話をかけるタイミングは？電話マナーで大切な「時間帯」

では、就職活動における企業との電話マナーについて、まずは電話をかける際の「時間帯」を確認していきましょう。

まず、多くの企業は、一般的に朝の8～9時に始業し、夕方の17～18時に終業するため、電話をかける時間帯は「10～16時」を目安に考えるのが良いでしょう。

中には、始業してすぐに電話をかけたい方もいるかもしれませんが、始業時は朝の朝礼と重なること、そして当日の業務でバタバタする時間帯でもあることから、一旦落ち着く10時以降の電話が望まれます。

また、定時前後もその日の業務を終わらすために忙しい時間帯であるため、電話をかけるのは避けたほうが良いでしょう。

さらに、電話を避けたい時間帯としては、「お昼休み」も挙げられます。

というのも、お昼休みでは、採用担当者がお昼を食べに席を外していたり、食事中であることが考えられます。

何より仕事から一旦離れた休憩なので、「お昼休みなら電話にも出るだろう」と安易に考えることは避け、企業側の都合や時間をよく踏まえたうえで電話をするようにしましょう。

企業へ電話をする前に！まずは話せる環境を整える

就職活動で企業に電話をするうえでは、事前にそのための環境を整えておくことも大切なマナーです。

●静かな場所でかける

まず、企業に電話をかける場所はしっかり選ぶべきです。

例えば、出先でかけるのであれば、電車が行き交う騒々しい場所や工事現場の近くは避け、静かに落ち着いて電話ができる場所に移動したほうが良いでしょう。

また、電波が悪い場所も会話が成り立たなくなったり、かけ直す手間などで迷惑をかけますから、事前にきちんと静かな環境を整えてから電話をかけるようにしてください。

●メモの用意をしておく

企業との電話のやり取りでは、緊張から受け答えに精いっぱいなることも多く、電話後に重要な内容を忘れてしまうこともあります。

特に電話はメールと違い、その場で会話が流れていきますから、メモをしながらやり取りができる用意をしておくことが大切でしょう。

また、面接の日時などの重要な情報は、必ず復唱しながらメモをとり、さらに電話の最後に再度確認しておくと確実ですね。

いずれにしても、丸腰で企業との電話に臨むことは避けるようにしましょう。

企業に電話をするための環境づくり！話す内容を整理しておく

企業に電話をするための環境づくりでは、電話で話す内容を事前に整理しておくことも押さえておきたいマナーです。

というのは、じっくり考えながらレスポンスできるメールとは違い、電話ではその場で即時の対応が求められるからです。

話す内容を事前にまとめていない場合、会話がちぐはぐになったり、結局何を伝えたいのか分からない内容になってしまうなど、最悪、マイナスな印象を与えるきっかけにもなるかもしれません。

反対に、事前に話す内容を整理できていれば、用件を簡潔に、かつ分かりやすく採用担当者に伝えることができ、電話のやり取りもスムーズに進むでしょう。

また、自信を持ってハキハキとした受け答えができるので、就活生として好印象を持たれるきっかけにもつながるはずですね。

なお、話す内容は頭の中で整理しておくのではなく、メモに箇条書きをしてまとめておくことがおすすめです。

メモを手元に置いて初めて、企業ときちんと電話ができる環境が整ったと言えるでしょう。

企業にはどのように電話をかける？話し始めは名乗ることから

いざ企業に電話をする際、どのような切り出しで電話をかけるのがマナーなのか、気になる方も多いことでしょう。

ビジネスの電話マナーになじみがない就活生にとって、こちらから電話をかけたときの話し始めは難しいものです。

まず、電話をかけた際に最初にすべきことは、自分が何者なのか名乗ること、つまり「自己紹介」でしょう。

というのも、自分を名乗らずに、いきなり用件だけを先に話し始めてしまっては、電話を受けた側も戸惑ってしまいますし、マナー知らずな印象を抱かれてしまいます。

そのため、まずは以下のように「自身の名前」と「出身大学」を伝えてから、どのような用件で電話をしているのかを簡潔に話すのがマナーでしょう。

●「お忙しい中失礼いたします。

私（わたくし）は○○大学の△△と申します。

××の件でご連絡させていただきました」

また、電話を受けた側は採用担当者でない場合もあるので、必ず「採用担当の～様はいらっしゃいますでしょうか」と取り次ぎのお願いをするようにしましょう。

企業との電話マナーで押さえたい！意識したい話し方と電話の切り方

では最後に、企業と電話のやり取りをするうえで、さらに押さえておきたい話し方やポイントについて確認しておきましょう。

●落ち着いてゆっくりハキハキ話す

電話をかける緊張感から早口になってしまったり、声が震えてしまう方も少なくありません。

緊張してしまうことは仕方がないことですが、電話は声だけで印象が大きく左右されますから、相手の聞き取りやすい声色・話すスピードを意識する必要があります。

そのため、電話をかける前は大きく深呼吸をして、落ち着いてゆっくり話せるような状態をつくりましょう。

●正しい敬語を使う

敬語は、就活生の多くが苦労する最初の壁で、間違った使い方をする方も多いです。

社会人になれば、当たり前のように使いこなす基本スキルが求められますから、就職活動の時点でしっかり身に付けておきましょう。

●相手が電話を切るまで待つ

電話マナーでは、電話をかけた側が先に切るのが一般的ですが、企業への電話の場合、採用担当者が切るのを待ってから電話を切るようにします。

一方的に電話を先に切ってしまうと、相手も不愉快に感じる場合もあるので注意してください。

電話マナーを押さえてチャンスに変えよう

電話は相手の顔や表情が見えないからこそ、就職活動で欠かせない基本的なマナーは押さえておきたいところです。

電話ひとつで良くも悪くも印象を左右してしまいますし、他と差をつける絶好のチャンスと捉えても良いですね。

今回の記事を参考に、就職活動がより有利に進めるような電話マナーをしっかり身に付けておきましょう。