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飲食店に予約電話をする際に最低限おさえたいマナーをご紹介

2019.10.4

飲食店に予約をする時にお店のサイトからではなく、電話をかけることもあります。

何をどう言えば良いのか、いつ頃電話をかけたら良いのか、考えだしたらキリがありません。

そんな時には予約電話の最低限のマナーを覚えておきましょう。

いくつかのポイントをおさえると、こちらの希望が確実に伝わり簡単に予約できるようになります。

予約電話を飲食店にかける際のマナーをわかりやすくお伝えします。

インターネット予約と電話予約の違いはある?メリットは?

飲食店の予約はインターネットでもできますが、どうして電話で予約するほうが良いのでしょうか。

多くの方が経験するのは、何かの不具合で予約が送信できていなかったことです。

また、予約メールを送ったにもかかわらず、お店側が確認を忘れてしまったといったトラブルもあります。

トラブルばかりではなく、電話予約をすることのメリットも見逃せません。

メールやインターネットの予約フォームは、確実に予約をすることはできますが、その場で相談などができません。

しかし、電話でしたら、電話ごしの相手にその場で問い合わせることができますし、お店の様子も知ることもできます。

電話で予約と同時に相談をしたい方は、調べられる環境でしたら、ネットなどで調べてから相談するようにしましょう。

お店に対しての配慮でありマナーです。

インターネットでお店のサイトを見て、サービスの内容を把握したうえで自分の希望を伝えましょう。

例えば個室ではなく、「夜景の見える席を予約したい」とか、記念日なので「サプライズに花束を渡したい」といった内容は、その場で返事をもらえる電話でしか相談できません。

予約電話で相談する時は、お店の情報を集めることはもちろんですが、「サイトを見て電話しました」、「今お店のサイトを見ながら電話しています」と伝えることもマナーです。

お店にとって、予約の電話をかけてきた相手がどこまでお店を理解しているかを知る手掛かりとなり、スムーズに応対しやすくなるためです。

飲食店に電話予約をする前に準備しておきたい確認事項は?

大切なことをメモに書いておくことは、飲食店に電話で予約をする時の最低限のマナーです。

伝え漏れがなくなると同時に、お店が予約を復唱する際にこちらも確認できます。

それでは、メモに書いておきたいことをご紹介します。

・予約したいお店の名前
・お店の電話番号
・予約したい日時
・人数
・コースや座席だけ
・自分の名前
・自分の電話番号

必要であれば、以下のような確認したいことや、相談したいことも書いておきます。

・喫煙または禁煙
・食事のアレルギー
・車いすの使用やバリアフリー
・会の目的
・個室または特別の席を希望するなど

この他に、仲間の集まりで人数がはっきりしない時などは、「人数の変更がいつまでなら可能か」、その際の「キャンセル料」なども確認する必要もあります。

また、予約日時を限定できない場合は、候補日を2つまたは3つ準備しておくこともマナーの一つです。

いずれにしても、店の営業時間に電話をかけるので、スピーディに用件を伝えられるように準備しましょう。

予約電話にもマナーがある!電話をかける時の3つのポイント

飲食店を予約する時の電話のマナーで、大切なことは3つあります。

・お店の忙しい時間帯を避けること
・日程に余裕がある段階で予約の電話をすること
・お店の予約電話にかけること

順番にご説明します。

1つ目のお店の忙しい時間帯を避けることは、予約電話をかけるタイミングです。

お店の営業時間は、店員さんが落ち着いて対応しやすい時間帯に予約の電話をかけるようにします。

ランチタイムに営業しているお店は、平日のランチタイムを避けて、営業開始直後かランチタイム終了後がおすすめです。

また夕方から営業するお店に電話をかける場合は、金曜、土曜、祝日前日はかき入れ時ですので、避けたほうが良いです。

できれば、平日の夜7時くらいまでに予約の電話をかけましょう。

次に、忘年会や歓送迎会など予約が込み合うことが予想される場合は、1ヵ月前までには予約の電話をする必要があります。

日程に余裕がある段階で予約の電話を入れましょう。

3つ目のお店の予約電話にかけることは、意外に思われるかもしれませんが、お店によっては、複数の電話番号があります。

お店のサイトに「ご予約はこちらから」という表示とともに電話番号が記載されている場合があります。

そのように、予約専用の回線があれば「お客様からの電話」として、お店もすぐに対応できます。

ミスをしない!スムーズな予約電話の方法とマナーをご紹介

スムーズに飲食店の予約をするための電話のかけ方とマナーをご紹介します。

お店に電話をかけて、5回ないし6回コールが鳴ってもでない場合は、30分くらいしてからかけ直します。

そして、電話が繋がったら最初に要件を伝えます。

「予約をお願いしたいのですが、今いいですか」や「お忙しいところすみません、予約をお願いします」と話します。

この一言は、予約電話の時に忘れてはならないマナーです。

この言葉で、お店側はメモの準備をするなどの予約を受ける態勢になります。

そして、予約日時や名前など、お店のほうから問いかけられたことに答えていきます。

お店側は、電話で予約を受ける際に基本的な質問事項があり、お店のペースに合わせることで、確実に必要事項を伝えることができます。

落ち着いて話せる環境で、携帯電話であれば電波の状態の良い場所で話しましょう。

そして、電話の最後は「ありがとう、楽しみにしています」などと伝えて電話を切ります。

どのような場面でも、お礼を言うことは基本的なマナーです。

トラブルを避ける!マナーを意識して気配り上手な予約電話を

お店のサイトで予約する時と異なり、電話では聞き違いによるトラブルがあります。

電話ならではのトラブルですが、マナーを意識するだけでトラブルを回避できますし、お店からも信頼されます。

電話での予約をする時にトラブルを避けるためにできることは、聞き違いを防ぐ工夫です。

日時は月日だけでなく、曜日も伝えることで確認しやすくなります。

そして聞き違いの多い「7時」は「ななじ」又は、「夜のななじ」「19時」と伝えます。

「7時」を「しちじ」と言うと「いちじ」と聞き違われることが多くあるからです。

この他に、自分の名前の書き方や漢字を伝えることも社会人のマナーです。

電報ではないので、1文字ずつ説明する必要はありませんが、漢字を伝えるだけでなく、アルファベットを使って伝えても良いでしょう。

予約電話で気をつけたい!意外に多い電話でのマナー違反

予約電話に限らず、電話で話す時のマナー違反に気づかないことがあります。

よくあるマナー違反は、横柄な態度で話すことです。

「お客なんだから何を言ってもいい」、「電話で見えないからバレない」といった態度は、お店にとっては「来てほしくないお客」です。

トラブルを避けるために、やんわりと予約を断ることもあります。

そして意外と多いのは、「記念日のサービス」に関することです。

まず日時を予約して、お店から「何かご希望はありますか」と尋ねられてから話しましょう。

「記念日だから何かしてほしい」「無料でできるサプライズはない?」といった相談はマナー違反です。

飲食店のサービスとして記念日にできることはありますが、どのお店も実施しているわけではありませんし、相応の予算は覚悟しておきましょう。

相談する時も、ただ漠然と相談するよりは、「誕生日のケーキをプレゼントしたいけれど、できますか。」や、「値段は?」と聞きます。

具体的な質問をすることで、答えるほうもはっきりと返事ができます。

お店のことを聞けるのも、電話だからできることです。

予約の電話が手短に済ませられるように心掛けましょう。

予約の電話をする際は社会人のマナーを踏まえた対応を!

今回は、飲食店に電話で予約をする際に覚えておきたいマナーをお伝えしました。

お店のサイトからではなく電話をかけることで、相談もできます。

そして、伝えたいことをメモに書き、聞き違いによるトラブルを避けるための気配りは、社会人として身につけたいマナーです。

「ありがとう、楽しみにしています」の言葉を最後に伝えることを忘れないように、予約の電話をかけましょう。

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