社会人になったら必ず身につけておきたい電話のマナーとは?

社会人になると、今までの学生の頃とは違ったつき合いが始まります。

社内の人だけでなく、社外の人に対しても失礼にならない行動を心がけなければなりません。

社会人の仕事の一つに電話の応対がありますが、最低限の電話マナーを身につけておく必要があるでしょう。

こちらでは、社会人として覚えておきたい電話のマナーについてお伝えします。

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社会人になったら電話のマナーは大切!その理由は?

社会人になったら、電話応対は身につけておきたいマナーの一つでしょう。

電話に出るということは、その会社の代表として電話を受けているということです。

電話の応対の悪さ一つで、あなたの評判だけではなく会社全体の評判が落ちてしまうこともあります。

それだけ、会社においての電話は重要性が高いと言えるのです。

ただ、ビジネスシーンにおいての電話は、慣れていないと意外と対応が難しいものです。

社会人になりたての頃は、受話器から聞こえる相手の話の内容をすぐに理解できないこともあるでしょう。

聞き返すことができずにそのまま電話を切ってしまい、後から困ってしまったという話も聞きます。

会社にかかってくる電話の相手には、どういう人が電話に出ているのかは分かりません。

いつもかけてくる人なら、会社名をはっきり言わずに話し始めてしまう方もいるかもしれません。

会社には色々なタイプの方から電話がありますので、まずは電話の応対の基本マナーを知ることから始めていきましょう。

社会人ならこなしたい電話の応対!電話を受ける時のマナー

社会人として、電話のマナーを守って応対したいと思っている方のために、こちらでは電話を受ける時のマナーについて確認していきます。

◯電話の近くにメモを用意しておく

電話を受ける際、全て内容を聞き取るのは難しい場合があります。

相手はドンドン話してきますので、聞き逃してしまうこともあるでしょう。

電話の近くにはすぐ書き込めるようなメモを用意しておいてください。

◯電話は3回鳴るまでに出る

出られる場合は1回でも良いですが、3回鳴るまでには準備をしておきましょう。

◯3回以上慣らしてしまったら「お待たせいたしました」と最初に告げる

何も言わずにいると、電話の相手によっては「待たせたまま何の一言もない」などと思うかもしれません。

お待たせしてしまい申し訳ない、という気持ちを伝えてましょう。

◯電話を取ったら会社名を名乗る

会社名の後に自分の名前をつけ加える場合は、会社名同様ハッキリと伝えてください。

常連の方なら新しい人だと気づいてくれるでしょう。

電話に出てからのマナー!相手の失礼にならないように

ここからは、電話に出てからのマナーについてお伝えします。

◯相手が名乗る社名と名前を繰り返す

電話に出ると、相手は社名と名前を名乗りますので、合っているか確認するため再度繰り返して伝えましょう。

聞き取れない場合は、「申し訳ございません、もう一度お名前をおうかがいしてもよろしいでしょうか」などと伝えて再確認すると良いです。

ここではっきりした対応をしないと、社会人としてマナーがなってないと思われてしまいますので気をつけましょう。

◯要件を聞いたらメモをする

要件を聞いたらメモをすぐしておくと、電話を切った後に忘れないですぐに伝えることができます。

◯電話は相手が切った後に切る

電話が相手からかかってきた場合、相手よりも先に電話を切るのは間違いです。

必ず相手が切った後に、こちらも切りましょう。

社会人ならできて当たり前!?電話を取り次ぐ場合のマナー!

電話に出た時、社内の人に取り次ぐ場合があります。

こちらでは、その時のマナーをお伝えします。

◯取り次ぐ時に電話は保留にする

電話を取り次ぐ人が近くの席にいたとしても、一旦電話を保留にしてから取り次ぎましょう。

取り次ぐ人がすぐに電話に出られる状況でない場合もあるからです。

取り次ぐ人に電話の内容をしっかりと伝えてから、電話に出てもらうようにしましょう。

◯保留の間に相手を待たせ過ぎない

取り次ぐ人が電話中の場合など、すぐに電話を取り次げられない場合もあります。

30秒くらいを目安とし、あまり長引きそうな場合は再度電話に出て、こちらからかけ直す旨を伝えましょう。

◯取り次ぎ相手がいない場合は不在を伝えて相手の対応を待つ

取り次ぎ相手が外出や休みで不在の場合、それを相手に伝えなければなりません。

また、相手の要件が急ぎかどうかによって、対応を変える必要もあります。

自分が要件を聞いて、折り返し電話することも可能です。

社会人として電話を上手に取り告げるかは今後の仕事がスムーズに進むかにも影響しますので、積極的に対応できるよう心がけると良いでしょう。

事前準備が大切!電話をかけるときのマナー

電話をこちらからかける場合は、事前に準備しておくことが大切です。

この準備をしっかりと行っておけば、慌てずに済むでしょう。

◯電話で伝える内容をメモにまとめておく

相手に伝えなければならない内容をメモにまとめておくと、時間を無駄にせずに要件を的確に伝えることができます。

◯電話をかける時間に注意する

電話をかけるのを避けたい時間は、就業時・お昼休み・終業時・夜遅くの時が挙げられます。

就業時は、会社に来てから自分の仕事を整理するのに忙しくしていることがありますので、就業後すぐは避けましょう。

お昼休みは相手の貴重なお休みの時間ですので、避けることが望ましいです。

終業時の電話は、相手が忙しくしている時間帯でありますので、翌日の連絡でも構わなければ翌日にしましょう。

相手への夜遅くの電話は、相手の終業時間外での業務となっているため避けるほうが望ましいです。

相手の気持ちを考えた対応が、社会人のマナーとして大切なのです。

電話の応対で困ってしまう例!社会人としてこう対応しよう

電話の基本の応対を学んだとしても、実際には電話に出てからその状況に合わせて話さなければいけないことも多いです。

こちらでは、電話の応対に困ってしまうような例をお伝えします。

◯相手が名前を言わない

電話の相手が会社名や名前を言わずに、要件を話し始めてしまう場合もあります。

このような場合は、慌てず「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか」と一言伝えましょう。

◯相手の声が聞こえづらい

相手の声が小さかったり電波が悪かったりすると、声が受話器から聞き取りづらい場合があります。

このような場合は、「申し訳ございませんがお電話が少し遠いようですので、もう一度お聞きしてもよろしいでしょうか」などと伝えてください。

◯相手方の名前や要件を忘れてしまった

電話の応対に緊張しているとそれだけで精一杯になってしまい、内容をメモし忘れてしまうこともあります。

この場合そのままうやむやにせず、もう一度聞き直すことが大切です。

電話の内容がよく分からないまま取り次いでも、取り次ぐ人も困ってしまいます。

電話を受けた以上、相手の名前や要件を取り次ぐ人に的確に伝えることは社会人のマナーとしても最低条件ですので、分からない場合は再度必ず確認しましょう。

社会人として電話のマナーを習得しよう

社会人になったら、電話のマナーを習得することは大切です。

電話に出るということは、会社の代表として対応していることを忘れてはいけません。

電話を受ける時、出てからの対応、取り次ぐ場合、電話をかける場合について詳しくお伝えしてきました。

電話の応対で困ってしまう例も参考にして、積極的に電話に応対してみましょう。